ZARZĄDZENIE PROKURATORA GENERALNEGO z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w wojskowych jednostkach organizacyjnych prokuratury

Rozdział 3

Zakres działania sekretariatów

§ 9. 1. Zadaniem sekretariatu jest wykonywanie czynności kancelaryjno-biurowych i pomocniczych zgodnie z przepisami ustaw oraz innymi przepisami prawa, a także zarządzeniami i poleceniami Naczelnego Prokuratora Wojskowego i prokuratorów przełożonych.

2. Pracownicy zobowiązani są do: wykonywania powierzonych im zadań terminowo, sumiennie i starannie, wykazywania życzliwości i bezstronności wobec obywateli, przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej, a także dbałości o kulturę urzędowania i powierzony sprzęt.

§ 10. W szczególności do zadań sekretariatu należy:

1) zapewnienie sprawnego obiegu wpływających i sporządzanych w prokuraturze dokumentów procesowych i innych pism oraz ich ewidencjonowanie i rejestrowanie;

2) prowadzenie repertoriów, rejestrów, wykazów kontrolnych i innych urządzeń ewidencyjnych oraz wpisywanie w nich aktualnych danych dotyczących biegu spraw i sposobu ich merytorycznego zakończenia;

3) prowadzenie korespondencji, sporządzanie projektów pism i dokumentów z zakresu administracji kierownika jednostki;

4) prowadzenie terminarzy zapewniających podejmowanie przez prokuratorów decyzji procesowych lub innych czynności w terminach przewidzianych prawem lub wskazanych przez prokuratorów;

5) informowanie stron procesowych i ich pełnomocników o biegu spraw zawisłych w prokuraturze w zakresie przewidzianym przepisami prawa lub wskazanym przez prokuratorów;

6) protokołowanie czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów;

7) wykonywanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania dokumentów;

8) udostępnianie akt spraw, umożliwianie sporządzenia z nich odpisów i kserokopii oraz sporządzanie i wydawanie odpłatnie — za zgodą prokuratora — uwierzytelnionych odpisów dokumentów lub kserokopii;

9) porządkowanie materiału aktowego, zszywanie akt głównych i nadzoru zakończonych postępowań, z uwzględnieniem wymogów w zakresie załączania materiałów do właściwych akt, ich numerowanie i umieszczanie odpowiednich adnotacji na aktach;

10) prowadzenie ewidencji dowodów rzeczowych, przyjmowanie ich i przechowywanie w prokuraturze oraz przekazywanie, zgodnie z decyzją prokuratora, do dyspozycji właściwych organów i uprawnionych osób;

11) wykonywanie czynności związanych z zadaniami wynikającymi z ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji kryminalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 29, poz. 153, Nr 167, poz. 1131, Nr 182, poz. 1228 i Nr 229, poz. 1497);

12) wykonywanie zadań związanych z przekazywaniem i uzyskiwaniem informacji z Krajowego Rejestru Karnego, w tym informacji o osobie i o podmiocie zbiorowym;

13) wykonywanie czynności związanych z obsługą systemu informatycznego Naczelnej Prokuratury Wojskowej — ProkStat.;

14) przygotowywanie okresowych sprawozdań statystycznych oraz w oparciu o wynikające z nich dane projektów innych informacji o wynikach działalności prokuratury;

15) wypełnianie formularzy sprawozdawczych dla potrzeb statystyki oraz innych formularzy przeznaczonych do przekazywania informacji źródłowych dla systemów informatycznych w formie elektronicznej;

16) wykonywanie czynności związanych z archiwizowaniem akt, prowadzenie archiwum wyodrębnionego, sporządzanie dokumentacji związanej z przekazywaniem akt do archiwum wojskowego oraz przygotowywanie wniosków o zezwolenie na zniszczenie akt i materiałów niearchiwalnych po upływie okresu ich przechowywania w prokuraturze;

17) wykonywanie czynności związanych z zapewnieniem niezbędnych w pracy prokuratury materiałów piśmiennych, druków, repertoriów, rejestrów i formularzy urzędowych oraz sprawdzanie, czy są one zgodne z obowiązującymi wykazami i wzorami;

18) wykonywanie innych czynności na polecenie przełożonego lub uprawnionego prokuratora.

§ 11. 1. Pracownicy wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności, określonym w zarządzeniu o podziale czynności prokuratorów, urzędników i innych pracowników, wydanym na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 listopada 2008 r. — Regulamin wewnętrznego urzędowania wojskowych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz. U. Nr 221, poz. 1446).

2. Na pracownikach spoczywa obowiązek niezwłocznego wykonywania zarządzeń i poleceń prokuratora wydanych na piśmie oraz umieszczania pod tekstem takiej decyzji zapisu „wykonano”, opatrzonego imienną pieczątką lub czytelnym podpisem pracownika i datą.