ZARZĄDZENIE PROKURATORA GENERALNEGO z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów oraz innych działów administracji w wojskowych jednostkach organizacyjnych prokuratury

CZĘŚĆ I

Organizacja i zakres działania sekretariatów

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Zarządzenie określa organizację i zakres działania sekretariatów oraz innych działów administracji w wojskowych jednostkach organizacyjnych prokuratury, zwanych dalej „prokuraturami”.

2. Użyte w przepisach zarządzenia skróty oznaczają:

— k.k. — ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. — Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm. 2) ),

— k.p.k. — ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. — Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm. 3) ),

— k.k.s. — ustawę z dnia 10 września 1999 r. — Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765, z późn. zm. 4) ),

— k.w. — ustawę z dnia 20 maja 1971 r. — Kodeks wykroczeń (Dz. U. z 2010 r. Nr 46, poz. 275, z późn. zm. 5) ),

— k.p.w. — ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 r. — Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2008 r. Nr 133, poz. 848, z późn. zm. 6) ).

§ 2. 1. W każdej prokuraturze działa sekretariat do wykonywania prac kancelaryjno-biurowych i pomocniczych w sprawach załatwianych przez prokuratorów w ramach ich ustawowych kompetencji.

2. Sekretariat w zakresie zleconym przez prokuratora wykonuje czynności formalno-prawne przewidziane w ustawach, jeżeli do ich wykonania nie jest uprawniony wyłącznie prokurator.

§ 3. 1. Czynności przewidziane w § 2 wykonują wyznaczeni urzędnicy i inni pracownicy, zwani dalej „pracownikami”.

2. Czynności z zakresu administracji Naczelnego Prokuratora Wojskowego, wojskowego prokuratora okręgowego i wojskowego prokuratora garnizonowego, zwanych dalej „kierownikami jednostek”, wykonują wyznaczeni pracownicy.

§ 4. Kontrolę biurowości w Naczelnej Prokuraturze Wojskowej, wojskowych prokuraturach okręgowych i wojskowych prokuraturach garnizonowych wykonują kierownik sekretariatu lub inspektor do spraw biurowości.

§ 5. Organizację ochrony informacji niejawnych oraz organizację i funkcjonowanie kancelarii tajnych regulują przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm. 7) ), a także wydane na jej podstawie akty wykonawcze, z zastrzeżeniem § 57—62.

Rozdział 2

Organizacja sekretariatów i innych działów administracji

§ 6. 1. W oddziałach, wydziałach i działach wojskowych jednostek organizacyjnych prokuratury mogą być wyodrębnione części sekretariatu.

2. W skład sekretariatu mogą wchodzić: archiwum wyodrębnione, biblioteka, biuro podawcze oraz hala maszyn.

§ 7. 1. Kierownik sekretariatu Naczelnej Prokuratury Wojskowej oraz pozostali pracownicy tego sekretariatu podlegają szefowi Oddziału Prezydialnego. W wojskowej prokuraturze okręgowej i wojskowej prokuraturze garnizonowej kierownicy sekretariatów i pozostali pracownicy tych sekretariatów podlegają odpowiednio wojskowemu prokuratorowi okręgowemu i wojskowemu prokuratorowi garnizonowemu.

2. Jeżeli wyodrębniono części sekretariatów w oddziałach, wydziałach lub działach, podlegają one — w zakresie obsługi administracyjnej prowadzonych spraw — szefom oddziałów i wydziałów, naczelnikom wydziałów lub kierownikom działów, a w pozostałym zakresie w sposób określony w ust. 1.

§ 8. 1. Kierownik sekretariatu odpowiada przed swoim przełożonym za sprawną organizację pracy podległych mu pracowników.

2. Kierownik sekretariatu kieruje całością prac sekretariatu, sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością ich wykonywania, jest zwierzchnikiem zatrudnionych w nim pracowników i zgodnie z zarządzeniem o podziale czynności przysługują mu uprawnienia przełożonego.

3. Na polecenie przełożonego kierownik sekretariatu sprawuje nadzór w szczególności w:

1) Naczelnej Prokuraturze Wojskowej — nad wyodrębnionymi częściami sekretariatu w oddziałach i wydziałach;

2) wojskowej prokuraturze okręgowej — nad wyodrębnionymi częściami sekretariatu w wydziałach;

3) w wojskowej prokuraturze garnizonowej — nad wyodrębnionymi częściami sekretariatu w działach.

4. W skład sekretariatu wchodzą także pracownicy obsługujący system informatyczny prokuratury.

Rozdział 3

Zakres działania sekretariatów

§ 9. 1. Zadaniem sekretariatu jest wykonywanie czynności kancelaryjno-biurowych i pomocniczych zgodnie z przepisami ustaw oraz innymi przepisami prawa, a także zarządzeniami i poleceniami Naczelnego Prokuratora Wojskowego i prokuratorów przełożonych.

2. Pracownicy zobowiązani są do: wykonywania powierzonych im zadań terminowo, sumiennie i starannie, wykazywania życzliwości i bezstronności wobec obywateli, przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej, a także dbałości o kulturę urzędowania i powierzony sprzęt.

§ 10. W szczególności do zadań sekretariatu należy:

1) zapewnienie sprawnego obiegu wpływających i sporządzanych w prokuraturze dokumentów procesowych i innych pism oraz ich ewidencjonowanie i rejestrowanie;

2) prowadzenie repertoriów, rejestrów, wykazów kontrolnych i innych urządzeń ewidencyjnych oraz wpisywanie w nich aktualnych danych dotyczących biegu spraw i sposobu ich merytorycznego zakończenia;

3) prowadzenie korespondencji, sporządzanie projektów pism i dokumentów z zakresu administracji kierownika jednostki;

4) prowadzenie terminarzy zapewniających podejmowanie przez prokuratorów decyzji procesowych lub innych czynności w terminach przewidzianych prawem lub wskazanych przez prokuratorów;

5) informowanie stron procesowych i ich pełnomocników o biegu spraw zawisłych w prokuraturze w zakresie przewidzianym przepisami prawa lub wskazanym przez prokuratorów;

6) protokołowanie czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów;

7) wykonywanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania dokumentów;

8) udostępnianie akt spraw, umożliwianie sporządzenia z nich odpisów i kserokopii oraz sporządzanie i wydawanie odpłatnie — za zgodą prokuratora — uwierzytelnionych odpisów dokumentów lub kserokopii;

9) porządkowanie materiału aktowego, zszywanie akt głównych i nadzoru zakończonych postępowań, z uwzględnieniem wymogów w zakresie załączania materiałów do właściwych akt, ich numerowanie i umieszczanie odpowiednich adnotacji na aktach;

10) prowadzenie ewidencji dowodów rzeczowych, przyjmowanie ich i przechowywanie w prokuraturze oraz przekazywanie, zgodnie z decyzją prokuratora, do dyspozycji właściwych organów i uprawnionych osób;

11) wykonywanie czynności związanych z zadaniami wynikającymi z ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji kryminalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 29, poz. 153, Nr 167, poz. 1131, Nr 182, poz. 1228 i Nr 229, poz. 1497);

12) wykonywanie zadań związanych z przekazywaniem i uzyskiwaniem informacji z Krajowego Rejestru Karnego, w tym informacji o osobie i o podmiocie zbiorowym;

13) wykonywanie czynności związanych z obsługą systemu informatycznego Naczelnej Prokuratury Wojskowej — ProkStat.;

14) przygotowywanie okresowych sprawozdań statystycznych oraz w oparciu o wynikające z nich dane projektów innych informacji o wynikach działalności prokuratury;

15) wypełnianie formularzy sprawozdawczych dla potrzeb statystyki oraz innych formularzy przeznaczonych do przekazywania informacji źródłowych dla systemów informatycznych w formie elektronicznej;

16) wykonywanie czynności związanych z archiwizowaniem akt, prowadzenie archiwum wyodrębnionego, sporządzanie dokumentacji związanej z przekazywaniem akt do archiwum wojskowego oraz przygotowywanie wniosków o zezwolenie na zniszczenie akt i materiałów niearchiwalnych po upływie okresu ich przechowywania w prokuraturze;

17) wykonywanie czynności związanych z zapewnieniem niezbędnych w pracy prokuratury materiałów piśmiennych, druków, repertoriów, rejestrów i formularzy urzędowych oraz sprawdzanie, czy są one zgodne z obowiązującymi wykazami i wzorami;

18) wykonywanie innych czynności na polecenie przełożonego lub uprawnionego prokuratora.

§ 11. 1. Pracownicy wykonują zadania zgodnie z podziałem czynności, określonym w zarządzeniu o podziale czynności prokuratorów, urzędników i innych pracowników, wydanym na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 listopada 2008 r. — Regulamin wewnętrznego urzędowania wojskowych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz. U. Nr 221, poz. 1446).

2. Na pracownikach spoczywa obowiązek niezwłocznego wykonywania zarządzeń i poleceń prokuratora wydanych na piśmie oraz umieszczania pod tekstem takiej decyzji zapisu „wykonano”, opatrzonego imienną pieczątką lub czytelnym podpisem pracownika i datą.

Rozdział 4

Czynności sekretariatu w sprawach karnych i o wykroczenia

§ 12. 1. Po wydaniu przez prokuratora postanowienia o wszczęciu śledztwa lub dochodzenia, bądź o odmowie jego wszczęcia, sekretariat zawiadamia o tym podmioty wymienione w art. 305 § 4 k.p.k., z pouczeniem o przysługujących im uprawnieniach.

2. Po wydaniu przez prokuratora postanowienia o wszczęciu postępowania przeciwko funkcjonariuszowi publicznemu, o którym mowa w art. 115 § 13 k.k., sekretariat zawiadamia o tym przełożonego tego funkcjonariusza, a o wszczęciu postępowania przeciwko innym osobom, o których mowa w art. 21 § 1 k.p.k., wysyła takie zawiadomienie na polecenie prokuratora.

§ 13. 1. Stronom procesowym oraz ich obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym w toku postępowania przygotowawczego sekretariat udziela informacji o sygnaturze akt sprawy, kwalifikacji prawnej czynu będącego przedmiotem postępowania, zastosowaniu wobec podejrzanego środka zapobiegawczego, a w przypadku zastosowania przez sąd tymczasowego aresztowania — o miejscu osadzenia podejrzanego i czasie, na który ten środek zastosowano, oraz o sposobie załatwienia sprawy.

2. Osobom, o których mowa w ust. 1, sekretariat udziela — w uzgodnieniu z prokuratorem prowadzącym lub nadzorującym postępowanie — także informacji o przewidywanych terminach czynności procesowych, jeżeli osoby te uprawnione są do uczestnictwa w takich czynnościach.

3. Informacje telefoniczne mogą być udzielane w zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 wyłącznie osobom uprawnionym, co do których tożsamości pracownik nie ma wątpliwości.

§ 14. 1. Przeglądanie akt sprawy w toku postępowania przygotowawczego przez osoby uprawnione (art. 156 § 5 k.p.k.) odbywa się w sekretariacie pod kontrolą wyznaczonego pracownika, przy czym informację o skorzystaniu z wymienionych w tym przepisie uprawnień, w określonym czasie i przez wskazane osoby, pracownik ten odnotowuje w aktach nadzoru.

2. Przed udostępnieniem akt sprawy do wglądu należy sprawdzić tożsamość osoby uprawnionej.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w odniesieniu do przeglądania akt spraw o wykroczenia.

§ 15. 1. Po wydaniu przez prokuratora postanowienia o przedstawieniu zarzutów lub przesłuchaniu podejrzanego sekretariat — wykonując zarządzenie prokuratora — przekazuje niezwłocznie zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o podejrzanym.

2. Zapytanie, o którym mowa w ust. 1, sekretariat przekazuje także wówczas, gdy w zakończonym śledztwie lub dochodzeniu oraz w postępowaniu w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez Żandarmerię Wojskową, zwaną dalej „ŻW”, lub inny organ uprawniony do prowadzenia postępowania, brak jest danych dotyczących karalności podejrzanego, a z przekazanych prokuratorowi akt sprawy nie wynika, że takich danych zażądano.

§ 16. 1. Przed skierowaniem sprawy do sądu z aktem oskarżenia, z wnioskiem o warunkowe umorzenie postępowania karnego lub umorzenie postępowania i zastosowanie środka zabezpieczającego, bądź przed skierowaniem wniosku o ukaranie w sprawach o wykroczenia lub wniosku o wymierzenie kary w postępowaniu dyscyplinarnym, sporządza się zestawienie opłat i innych wydatków poniesionych w postępowaniu, którego oryginał załącza się do akt głównych, a jego kserokopię do akt nadzoru, sprawdzając przy tym, czy do akt głównych dołączone zostały wszystkie dokumenty dotyczące kosztów.

2. Dokumenty dotyczące opłat i wydatków otrzymane po skierowaniu akt sprawy do sądu przesyła się sądowi w ślad za sprawą po zatwierdzeniu wynikających z nich należności przez prokuratora i po uregulowaniu tych należności.

§ 17. Wysyłając akta sprawy do sądu, w wypadkach określonych w § 16 ust. 1, sekretariat ustala, czy:

1) w aktach nadzoru nie pozostawiono dokumentów, które należało dołączyć do akt głównych;

2) sporządzono odpowiednią liczbę odpisów aktu oskarżenia wraz ze składanymi z nim wnioskami, odpisów wniosku o warunkowe umorzenie postępowania karnego oraz wniosku o umorzenie postępowania i zastosowanie środka zabezpieczającego, wniosku o ukaranie w sprawach o wykroczenia i wniosku o wymierzenie kary w postępowaniu dyscyplinarnym;

3) wysłano zawiadomienie o skierowaniu aktu oskarżenia i o treści art. 335 i art. 387 k.p.k. oraz wniosków wymienionych w pkt 2 do oskarżonego (obwinionego) i jego obrońcy oraz ujawnionego w toku postępowania pokrzywdzonego i jego pełnomocnika wraz z pouczeniem, o którym mowa w art. 334 § 2 k.p.k., a także w art. 26 § 1 k.p.w. oraz do osoby lub instytucji, która złożyła zawiadomienie o przestępstwie, a także do osoby, o której mowa w art. 54 § 2 k.p.w. oraz w sytuacji określonej w art. 56a k.p.w.;

4) prokurator wydał postanowienie w odniesieniu do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie;

5) zawiadomiono o ukończeniu postępowania przygotowawczego toczącego się z urzędu przeciwko osobom, o których mowa w art. 21 § 1 k.p.k. — przełożonych tych osób.

§ 18. W sprawach, w których prokurator kieruje sprawę do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, sekretariat:

1) wpisuje sprawę do wykazu kontrolnego „Pm” — dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia takiego postępowania;

2) odnotowuje datę wydania przez prokuratora postanowienia o skierowaniu sprawy do instytucji lub osoby, o których mowa w pkt 1, oraz termin zakreślony przez prokuratora;

3) przekazuje za pokwitowaniem — zgodnie z zarządzeniem prokuratora — akta sprawy, materiały tej instytucji albo osobie godnej zaufania;

4) po zakończeniu postępowania mediacyjnego odnotowuje datę zwrotu akt sprawy lub materiałów wraz ze sprawozdaniem i załącza do akt zestawienie wydatków związanych z jego przeprowadzeniem oraz doręczeniem wezwań i pism w tym postępowaniu.

§ 19. 1. W sprawach, w których śledztwo lub dochodzenie zawieszono z uwagi na długotrwałą przeszkodę uniemożliwiającą ich prowadzenie (art. 22 § 1 k.p.k.), sekretariat, wykonując zarządzenie prokuratora, nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy, sprawdza czy przyczyny zawieszenia nadal trwają. W szczególności sekretariat przekazuje zapytanie do Krajowego Rejestru Karnego i wniosek o udostępnienie danych ze zbioru PESEL, a jeżeli zarządzono poszukiwania podejrzanego, ustala stan tych poszukiwań. Zapytanie do Straży Granicznej wysyła się tylko w przypadku zarządzenia poszukiwań, bez konieczności ponaglania.

2. W sprawach, w których postępowanie zawieszono na podstawie art. 11 § 2 k.p.k., sekretariat — wykonując zarządzenie prokuratora — ustala datę wydania orzeczenia i jego uprawomocnienia się w sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w art. 11 § 1 k.p.k., a następnie przedkłada prokuratorowi akta zawieszonego postępowania w terminie umożliwiającym podjęcie decyzji przed upływem 3 miesięcy od daty uprawomocnienia się wymienionego orzeczenia.

3. W sprawach, w których postępowanie umorzono na podstawie art. 11 § 1 k.p.k., sekretariat — wykonując zarządzenie prokuratora — ustala datę uchylenia lub zmiany treści prawomocnego wyroku, orzeczonego w sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w tym przepisie, a następnie przedkłada akta umorzonego postępowania prokuratorowi, celem podjęcia przez niego decyzji o nadaniu biegu sprawie, zgodnie z art. 11 § 3 k.p.k.

4. W postępowaniach, które zawieszono na podstawie art. 7 ustawy z dnia 25 czerwca 1997 r. o świadku koronnym (Dz. U. z 2007 r. Nr 36, poz. 232, z 2009 r. Nr 178, poz. 1375 oraz z 2010 r. Nr 127, poz. 857 i Nr 182, poz. 1228), sekretariat — wykonując zarządzenie prokuratora — ustala datę uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie przeciwko pozostałym sprawcom i niezwłocznie przedkłada prokuratorowi akta zawieszonego postępowania.

5. W razie zawieszenia postępowania na podstawie art. 72 ust. 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz. 1485, z późn. zm. 8) ), sekretariat ustala datę zakończenia leczenia, a następnie wykonuje czynności wskazane w ust. 4.

§ 20. W wypadku wydania przez prokuratora postanowienia o nałożeniu kary pieniężnej lub ukaraniu grzywną (art. 285 § 1 k.p.k.), a także obciążeniu kosztami postępowania (art. 289 § 1 k.p.k.), sekretariat — po uprawomocnieniu się tego postanowienia — przesyła je w celu przeprowadzenia postępowania wykonawczego do właściwego sądu.

Rozdział 5

Czynności sekretariatu w związku ze stosowaniem środków zapobiegawczych

§ 21. 1. W razie zastosowania lub uchylenia przez prokuratora środka zapobiegawczego innego niż tymczasowe aresztowanie, sekretariat — wykonując jego zarządzenie — zawiadamia o tym osoby wskazane w postanowieniu, a także właściwy organ uprawniony do wykonywania tego środka lub zobowiązany do podejmowania działań w związku z jego stosowaniem.

2. W razie zastosowania środka zapobiegawczego w postaci zakazu opuszczania kraju, zakazu opuszczania kraju połączonego z zatrzymaniem paszportu lub innego dokumentu uprawniającego do przekroczenia granicy albo z zakazem wydania takiego dokumentu, odpis postanowienia w tym przedmiocie przesyła się organowi, który wydał paszport lub inny dokument, o którym mowa wyżej, bądź jest uprawniony do ich wydania.

3. Zatrzymany paszport lub inny dokument określony w ust. 2, po jego zarejestrowaniu — zgodnie z wymogami wynikającymi z § 112 ust. 8 i 9 — przesyła się organowi, który wydał ten dokument.

4. Odpis postanowienia, o którym mowa w ust. 2, dotyczącego cudzoziemca przesyła się wraz z zatrzymanym dokumentem urzędowi konsularnemu państwa obcego, którego obywatelem jest cudzoziemiec.

5. Odpis postanowienia, o którym mowa w ust. 2 i 4, należy również przesłać Komendzie Głównej Straży Granicznej.

6. W przypadku uchylenia lub zmiany na inny środka zapobiegawczego, określonego w art. 277 § 1 k.p.k., odpis postanowienia w tym przedmiocie należy przesłać organom wymienionym w ust. 2, 4 i 5.

§ 22. 1. W razie uchylenia przez prokuratora tymczasowego aresztowania lub zmiany tego środka zapobiegawczego na inny, sekretariat — wykonując zarządzenie prokuratora — zawiadamia podmioty wskazane w art. 253 § 3 k.p.k., chyba że pokrzywdzony zrezygnował z takiego uprawnienia.

2. O uchyleniu tymczasowego aresztowania sekretariat zawiadamia ponadto Krajowy Rejestr Karny.

3. Czynności określone w ust. 1 i 2 sekretariat realizuje zgodnie z zarządzeniem prokuratora.

§ 23. 1. Po sporządzeniu aktu oskarżenia sekretariat przesyła niezwłocznie dyrektorowi aresztu śledczego (zakładu karnego) zawiadomienie o przekazaniu tymczasowo aresztowanego do dyspozycji sądu.

2. W przypadku gdy stosowano inny środek zapobiegawczy, po sporządzeniu aktu oskarżenia sekretariat przesyła niezwłocznie zawiadomienia właściwym organom określonym w § 21.

§ 24. Kopie zawiadomień wymienionych w niniejszym rozdziale załącza się do akt głównych i akt nadzoru sprawy.

§ 25. Czynności w sprawach, w których sąd zastosował tymczasowe aresztowanie, należy wykonywać w pierwszej kolejności i niezwłocznie.