ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 25 października 2005 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, podporządkowanych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych. Szefowi Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Agencji Wywiadu, Szefowi Kancelarii Sejmu, Szefowi Kancelarii Senatu i Szefowi Kancelarii Prezydenta

Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm. 1) ) zarządza się, co następuje:

§ 1. Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych podporządkowanych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrom właściwym do spraw: wewnętrznych, zagranicznych i finansów publicznych. Szefom: Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu oraz Szefom Kancelarii: Sejmu, Senatu i Prezydenta są udostępniane przez:

1) umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów.

§ 2. 1. Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „zgłaszającym”.

2. Zgłoszenie powinno zawierać:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji —jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne — jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3) określenie materiałów archiwalnych lub tematu, których one dotyczą;

4) cel, dla jakiego mają być udostępnione materiały archiwalne;

5) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

3. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.

§ 3. 1. Dokumentację dotyczącą osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, zawierająca chronione dane osobowe osób trzecich, jest udostępniana po anonimizacji tych danych.

§ 4. 1. Udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową wymaga pisemnej zgody organu, o którym mowa w § 1.

2. Zgodę na udostępnienie materiałów, o których mowa w ust. 1, wydaje się na pisemny wniosek zainteresowanej osoby, zwanej dalej „wnioskodawcą”.

3. Wniosek powinien zawierać:

1) imię i nazwisko, nr PESEL oraz adres wnioskodawcy, który ubiega się o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne;

2) określenie materiałów archiwalnych lub tematu, których one dotyczą;

3) cel wykorzystania materiałów archiwalnych — z uzasadnieniem;

4) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji niejawnych.

4. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, załącza się kopię poświadczenia bezpieczeństwa wydanego przez właściwą służbę ochrony państwa lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631).

5.  Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne mogą być udostępnione wnioskodawcy w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu wyrażonego we wniosku, o którym mowa w ust. 3 pkt 3.

6. Materiały, o których mowa w ust. 1, udostępnia się w archiwach, w których są one przechowywane, wyłącznie przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich kopie.

7. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem.

§ 5. 1. Udostępnianiu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, dla których sporządzono środki ewidencyjno-informacyjne.

2. Oryginalne materiały archiwalne udostępnia się po nadaniu im paginacji lub foliacji.

3. Wymogi, o których mowa w ust. 2, stosuje się również do kserokopii i fotokopii dokumentów, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami.

4. Podmioty korzystające z materiałów archiwalnych mają zapewniony dostęp do posiadanych przez archiwa środków ewidencyjno-informacyjnych, chyba że przepisy w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz przepisy w zakresie ochrony danych osobowych stanowią inaczej.

§ 6. 1. Osoba kierująca archiwum:

1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępniania materiałów archiwalnych;

2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub na wniosku.

2. Organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona, odmawia udostępnienia w całości lub części wskazanych materiałów archiwalnych, jeżeli narusza to prawnie chronione interesy państwa i obywateli, dane osobowe zawarte w tych materiałach lub informacje podlegające ograniczonemu dostępowi. Stwierdzenie braku materiałów archiwalnych w zasobie archiwum nie stanowi odmowy.

3. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czynności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzone złożeniem przez zgłaszającego lub wnioskodawcę wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych materiałów archiwalnych.

4. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych, zgłaszający lub wnioskodawca składa pisemne oświadczenie dotyczące sposobu i zakresu ich wykorzystania.

5. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych odpowiednio do określonego zgłoszenia lub wniosku, nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne wykorzystanie wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub wniosku.

§ 7. Organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona może:

1) uzależnić udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez zgłaszającego lub wnioskodawcę pisma polecającego właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby;

2) udostępnić materiały archiwalne, z wyłączeniem lub ograniczeniem możliwości ich reprodukowania ze względu na:

a) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych,

b) żądanie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę materiałów archiwalnych zbędnych do prowadzenia prac, o których mowa w pkt 1;

3) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu archiwalnego.

§ 8. 1. Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na:

1) ich zły stan fizyczny;

2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;

3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną przy wykonywaniu jej ustawowych zadań.

2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona informuje o przyczynach ograniczenia zgłaszającego lub wnioskodawcę, wskazując równocześnie przybliżony termin udostępnienia materiałów archiwalnych.

3.  Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania.

§ 9. Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentu potwierdzającego tożsamość.

§ 10. Zgoda na korzystanie z materiałów archiwalnych może zostać cofnięta, jeżeli zgłaszający lub wnioskodawca podejmie czynności zagrażające bezpieczeństwu i integralności udostępnionych materiałów archiwalnych.

§ 11. 1. Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji, archiwa pobierają od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę w wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia.

3. Zgłaszający lub wnioskodawca wnosi opłatę, o której mowa w ust. 2, przed udostępnieniem mu materiałów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materiałów.

§ 12. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2005 r. (poz. 1847)

Załącznik 1


1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69, Nr 64, poz. 565, Nr 163, poz. 1362 i Nr 175, poz. 1462.