ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 24 kwietnia 2012 r. w sprawie sposobu wymiany informacji między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi oraz organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej 1)

Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o wymianie informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej (Dz. U. Nr 230, poz. 1371) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:

1) sposób działania punktu kontaktowego, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o wymianie informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej, zwanej dalej „ustawą”;

2) sposób wyznaczania oraz działania komórek organizacyjnych w podmiocie uprawnionym odpowiedzialnym za wymianę informacji z punktem kontaktowym;

3) sposób rejestrowania wniosków o udzielenie informacji;

4) sposób wymiany informacji między:

a) punktem kontaktowym a organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej,

b) punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi;

5) wzory formularzy wymiany informacji.

§ 2. 1. Kierownik komórki organizacyjnej wyznaczonej jako punkt kontaktowy, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy, przekazuje jej dane kontaktowe do podmiotów uprawnionych oraz niezwłocznie informuje te podmioty o każdej zmianie punktu kontaktowego lub zmianie jego danych kontaktowych.

2. Punkt kontaktowy działa całodobowo przez 7 dni w tygodniu.

§ 3. 1. Kierownik podmiotu uprawnionego wyznacza komórkę organizacyjną odpowiedzialną i uprawnioną do wymiany informacji z punktem kontaktowym oraz przekazuje jej dane kontaktowe do punktu kontaktowego.

2. Komórkę organizacyjną, o której mowa w ust. 1, w podmiotach uprawnionych wskazanych w art. 1 ust. 2 pkt 4 i 6 i art. 2 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy, wyznacza minister właściwy do spraw finansów publicznych.

3. Kierownik podmiotu uprawnionego niezwłocznie informuje punkt kontaktowy o każdej zmianie komórki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1 i 2, lub zmianie jej danych kontaktowych.

4. Komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 1 i 2, może działać całodobowo przez 7 dni w tygodniu.

§ 4. 1. Punkt kontaktowy rejestruje wniosek o udzielenie informacji złożony przez organy ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej oraz przez podmioty uprawnione, w rejestrze prowadzonym przy użyciu systemu teleinformatycznego, zwanym dalej „rejestrem”.

2. Rejestr zawiera w szczególności następujące dane:

1) numer referencyjny wniosku o udzielenie informacji;

2) nazwę państwa członkowskiego Unii Europejskiej — w przypadku wniosku o udzielenie informacji złożonego przez organ ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo nazwę organu składającego wniosek oraz nazwę państwa członkowskiego Unii Europejskiej, do którego wniosek o udzielenie informacji jest kierowany — w przypadku wniosku o udzielenie informacji złożonego przez podmiot uprawniony;

3) datę i godzinę złożenia wniosku o udzielenie informacji;

4) termin realizacji wniosku wskazany przez organ ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

§ 5. 1. Punkt kontaktowy sprawdza, czy zarejestrowany wniosek złożony przez organ ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej o udzielenie informacji:

1) zawiera wszystkie informacje wykazane w formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia;

2) nie narusza przepisów prawa krajowego regulujących wymianę wnioskowanych informacji;

3) nie narusza postanowień umów międzynarodowych dotyczących pomocy prawnej w sprawach karnych.

2. Jeżeli wniosek spełnia przesłanki, o których mowa w ust. 1, punkt kontaktowy:

1) udziela odpowiedzi samodzielnie — jeżeli wniosek dotyczy informacji przetwarzanych w zbiorach danych o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy;

2) przekazuje wniosek przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, w sposób gwarantujący zapoznanie się z nim tylko przez osoby do tego upoważnione oraz zachowanie integralności przekazywanych informacji, właściwemu rzeczowo podmiotowi uprawnionemu lub podmiotom uprawnionym — jeżeli wniosek dotyczy innych informacji niż przetwarzanych w zbiorach danych, o których mowa w art. 6 ust. 1 ustawy.

3. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji wykazanych w formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia, punkt kontaktowy zwraca wniosek właściwemu organowi ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej w celu uzupełnienia i stosuje odpowiednio § 6 ust. 1.

4. Jeżeli wniosek nie spełnia przesłanek, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, punkt kontaktowy odrzuca wniosek i stosuje odpowiednio § 6 ust. 3.

§ 6. 1. Punkt kontaktowy, podejmując działanie, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1, przesyła odpowiedź:

1) na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia — w przypadku gdy wniosek został przesłany w takiej formie;

2) w formie pisemnej, zawierającej informacje określone w formularzu, o którym mowa w pkt 1 — w przypadku gdy wniosek został przesłany w innej formie niż przy zastosowaniu formularza;

3) w formie pisemnej, zawierającej informacje określone w formularzu, o którym mowa w pkt 1 — w przypadku sytuacji niecierpiących zwłoki, a w szczególności w przypadku sytuacji określonej w art. 15 ust. 3 ustawy, oraz w przypadku gdy udzielenie odpowiedzi na formularzu wiąże się z nieproporcjonalnie dużym obciążeniem punktu kontaktowego.

2. Jeżeli udzielenie odpowiedzi nie jest możliwe w wyznaczonym terminie, punkt kontaktowy przesyła właściwemu organowi ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej informację o przyczynach opóźnienia oraz o planowanym terminie jej udzielenia, odpowiednio w formie określonej w ust. 1, z uwzględnieniem art. 15 ust. 4 ustawy.

3. W przypadku odmowy udzielenia odpowiedzi z przyczyn określonych w art. 13 ustawy oraz w § 5 ust. 1 pkt 2 i 3, punkt kontaktowy informuje właściwy organ ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej o powodzie odmowy udzielenia tej odpowiedzi, odpowiednio w formie określonej w ust. 1.

4. Czynności, o których mowa w ust. 2 i 3, punkt kontaktowy odnotowuje w rejestrze.

§ 7. 1. Punkt kontaktowy przesyła wniosek organu ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej o udzielenie informacji podmiotowi uprawnionemu lub podmiotom uprawnionym, wyznaczając termin udzielenia odpowiedzi na wniosek, z uwzględnieniem art. 15 ustawy.

2. Podmiot uprawniony przesyła do punktu kontaktowego odpowiedź na wniosek odpowiednio w formie określonej w § 6 ust. 1, przy czym w przypadku gdy wniosek został przesłany przy użyciu formularza, podmiot uprawniony przesyła odpowiedź przy użyciu formularza, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia. Do odpowiedzi podmiot uprawniony załącza wersję roboczą tłumaczenia odpowiedzi na język angielski, w sposób umożliwiający jego edytowanie przez punkt kontaktowy, przy czym w przypadku użycia formularza podmiot uprawniony stosuje formularz, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

3. Odpowiedź, o której mowa w ust. 1, przekazuje się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający:

1) zapoznanie się z nią tylko przez osoby do tego upoważnione;

2) zachowanie integralności przekazywanych informacji.

4. Jeżeli udzielenie odpowiedzi nie jest możliwe w wyznaczonym przez punkt kontaktowy terminie, podmiot uprawniony podaje przyczyny opóźnienia oraz planowany termin jej udzielenia, stosując odpowiednio ust. 2. Punkt kontaktowy stosuje wówczas odpowiednio § 6 ust. 2.

5. W przypadku odmowy udzielenia odpowiedzi z przyczyn, o których mowa w art. 13 ustawy, podmiot uprawniony podaje powód odmowy udzielenia odpowiedzi, stosując odpowiednio ust. 2. Punkt kontaktowy stosuje wówczas odpowiednio § 6 ust. 3.

§ 8. 1. Po otrzymaniu odpowiedzi od podmiotu uprawnionego punkt kontaktowy:

1) odnotowuje ten fakt w rejestrze;

2) sprawdza poprawność udzielenia odpowiedzi pod względem formalnoprawnym;

3) sprawdza poprawność tłumaczenia roboczego na język angielski udzielonej odpowiedzi;

4) przesyła odpowiedź właściwemu organowi ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej oraz odnotowuje ten fakt w rejestrze.

2. W przypadku otrzymania odpowiedzi od więcej niż jednego podmiotu uprawnionego punkt kontaktowy postępuje w sposób określony w ust. 1, przy czym sporządza oraz przesyła zbiorczą odpowiedź na podstawie odpowiedzi otrzymanych od podmiotów uprawnionych.

3. W przypadku gdy jeden z podmiotów uprawnionych odmówił udzielenia odpowiedzi, punkt kontaktowy może skonsultować możliwość udzielenia odpowiedzi z pozostałymi podmiotami uprawnionymi, do których skierowano zapytanie.

4. W przypadku stwierdzenia, że przesłana odpowiedź jest niepoprawna, punkt kontaktowy zwraca ją podmiotowi uprawnionemu do uzupełnienia lub zmiany oraz odnotowuje ten fakt w rejestrze.

5. W przypadku gdy tłumaczenie robocze na język angielski przesłanej odpowiedzi zawiera oczywiste błędy, które nie wpływają na istotę odpowiedzi udzielonej przez podmiot uprawniony, punkt kontaktowy poprawia to tłumaczenie. W przeciwnym wypadku punkt kontaktowy zwraca je podmiotowi uprawnionemu w celu zmiany tłumaczenia.

§ 9. Podmiot uprawniony przesyła do punktu kontaktowego wniosek o udzielenie informacji na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, w sposób określony w § 7 ust. 3, wraz z tłumaczeniem roboczym na język angielski na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 10. 1. Po otrzymaniu od podmiotu uprawnionego wniosku o udzielenie informacji punkt kontaktowy:

1) odnotowuje ten fakt w rejestrze;

2) sprawdza poprawność przesłanego wniosku pod względem formalnoprawnym;

3) sprawdza poprawność tłumaczenia roboczego na język angielski;

4) przesyła wniosek właściwemu organowi ścigania państwa członkowskiego Unii Europejskiej oraz odnotowuje ten fakt w rejestrze.

2. W przypadku stwierdzenia, że przesłany wniosek jest niepoprawny, punkt kontaktowy zwraca go podmiotowi uprawnionemu do uzupełnienia lub zmiany oraz odnotowuje ten fakt w rejestrze.

3. W przypadku gdy tłumaczenie robocze na język angielski przesłanego wniosku zawiera oczywiste błędy, które nie wpływają na jego istotę, punkt kontaktowy poprawia to tłumaczenie. W przeciwnym wypadku punkt kontaktowy zwraca je podmiotowi uprawnionemu w celu zmiany tłumaczenia.

§ 11. Po otrzymaniu odpowiedzi na wniosek, punkt kontaktowy przesyłają podmiotowi uprawnionemu, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, w sposób określony w § 7 ust. 3 pkt 1, a następnie odnotowuje ten fakt w rejestrze.

§ 12. 1. W przypadku, o którym mowa w art. 11 ust. 1 pkt 2 ustawy, podmiot uprawniony przesyła informację do punktu kontaktowego na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia, w sposób określony w § 7 ust. 3, wraz z tłumaczeniem roboczym na język angielski, na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

2. Po otrzymaniu od podmiotu uprawnionego informacji, o której mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio § 10.

§ 13. Przepisów § 7 ust. 2, § 9 i § 12 w zakresie dotyczącym załączania wersji roboczej tłumaczenia na język angielski nie stosuje się do podmiotów, o których mowa w art. 1 ust. 2 pkt 4 i 6 oraz w art. 2 ust. 2 pkt 1–3 ustawy.

§ 14. W przypadku czasowego braku możliwości przekazania wniosków o udzielenie informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych między punktem kontaktowym a podmiotami uprawnionymi dopuszcza się ich przekazywanie za pośrednictwem faksu albo w inny sposób zapewniający zachowanie integralności informacji oraz gwarantujący zapoznanie się z nimi tylko przez osoby do tego upoważnione.

§ 15. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 kwietnia 2012 r. (poz. 505)

1) Niniejsze rozporządzenie w zakresie swojej regulacji wdraża decyzję ramową Rady 2006/960/WSiSW z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie uproszczenia wymiany informacji i danych wywiadowczych między organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE L 386 z 29.12.2006, str. 89).