ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne

Na podstawie art. 47 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:

1) tryb i sposób nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów, o których mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanych dalej „materiałami”;

2) sposób postępowania nadawców przesyłek zawierających informacje niejawne oraz wymogi, jakie muszą spełniać te przesyłki;

3) sposób postępowania podmiotów, które wykonują zadania przewoźników tych materiałów, z przesyłkami zawierającymi informacje niejawne;

4) sposób dokumentowania przyjmowania przez przewoźników przesyłek oraz ich wydawania adresatom, wraz z załącznikami w postaci wzorów niezbędnych formularzy;

5) warunki ochrony i sposoby zabezpieczenia przesyłek przez przewoźnika oraz warunki, jakie muszą spełniać wykorzystywane przez niego środki transportu i uczestniczące w konwojach osoby;

6) sposób postępowania w przypadku zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności, mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo przesyłki;

7) warunki przewożenia materiałów poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 2. 1. Czynności, o których mowa w § 1 pkt 1, na zlecenie jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanych dalej „nadawcami”, mogą wykonywać następujące podmioty, zwane dalej „przewoźnikami”:

1) poczta specjalna podlegająca ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działająca w jednostkach organizacyjnych Policji, zapewniająca przewóz materiałów na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2) komórka organizacyjna urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw zagranicznych, zapewniająca przewóz materiałów za granicę i poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej pomiędzy urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych i jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez tego ministra, zwanymi dalej „placówkami zagranicznymi”;

3) właściwe jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub Szefowi Kontrwywiadu Wojskowego;

4) przedsiębiorcy uprawnieni do wykonywania działalności pocztowej, zwani dalej „operatorami pocztowymi”;

5) przedsiębiorcy uprawnieni do wykonywania działalności w zakresie ochrony osób i mienia;

6) przedsiębiorcy uprawnieni do wykonywania działalności w zakresie usług transportowych.

2. Przewoźnik wykonujący czynności, o których mowa w § 1 pkt 1, musi spełniać wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 3. 1. Materiał o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” jest przewożony przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1–3.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki organizacyjnej może zlecić przewiezienie materiału o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” przewoźnikowi, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 4 i 5.

§ 4. Materiał o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” o znacznych rozmiarach lub stanowiący towar niebezpieczny, którego przewóz nie może być zrealizowany przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1–5, może być przewożony przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6.

§ 5. Materiał może być przekazywany także bez pośrednictwa przewoźnika, jeżeli jest zabezpieczony przed zniszczeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych, a przewóz dokonywany jest przez nadawcę lub adresata, zgodnie z § 8 ust. 1—3 oraz § 12.

§ 6. Nadawca przekazuje przewoźnikowi materiał w postaci przesyłki listowej lub paczki, zwanej dalej „przesyłką”, zaadresowanej, zabezpieczonej, opakowanej i oznaczonej zgodnie z wymaganiami określonymi w § 8.

§ 7. 1. Przewoźnik przyjmuje przesyłkę na podstawie wykazu przesyłek nadanych, sporządzonego przez nadawcę albo na podstawie dokumentów stosowanych przez operatora pocztowego.

2. Wykaz przesyłek nadanych sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla nadawcy przesyłki i przewoźnika, według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą”.

3. Przyjęcie przesyłek od nadawcy przewoźnik potwierdza podpisem, zapisami liczbowym i słownym liczby przyjętych przesyłek oraz odciskiem pieczęci na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych.

4. W przypadku odmowy przyjęcia przesyłki przez przewoźnika wykreśla się ją na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych, potwierdzając to podpisem osoby odmawiającej przyjęcia przesyłki i odciskiem pieczęci przewoźnika.

§ 8. 1. Materiał nadawany za pośrednictwem przewoźnika jako przesyłka listowa opakowuje się w dwie nieprzezroczyste koperty, przy czym zamieszcza się:

1) na kopercie wewnętrznej:

a) klauzulę tajności i ewentualne dodatkowe oznaczenia,

b) określenie adresata,

c) imię, nazwisko i podpis osoby pakującej,

d) numer, pod którym dokument został zarejestrowany;

2) na kopercie zewnętrznej:

a) nazwę jednostki organizacyjnej adresata,

b) adres siedziby adresata,

c) numer wykazu i pozycji w wykazie przesyłek nadanych,

d) nazwę jednostki organizacyjnej nadawcy.

2. Kopertę wewnętrzną zabezpiecza się w sposób umożliwiający wykrycie prób lub faktu nieuprawnionego dostępu do zawartości.

3. Materiał nadawany za pośrednictwem przewoźnika w postaci paczki opakowuje się w dwie nieprzezroczyste warstwy papieru, oznaczone i zabezpieczone jak w ust. 1 i 2.

4.  Materiał przekazywany przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 4, przekazuje się jako przesyłkę poleconą ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

§ 9. Przesyłki przewozi się w zamkniętej paczce, worku lub innego rodzaju pojemniku, zwanych dalej „pojemnikiem”, na którym zamieszcza się pouczenie o postępowaniu w przypadku jego znalezienia.

§ 10. 1. Nadawca przed przekazaniem do przewozu przesyłki zawierającej materiał, którego rozmiary lub charakter wymagają zastosowania szczególnych sposobów lub środków ochrony, innych niż te, o których mowa w § 8 i 9, uzgadnia z przewoźnikiem sposoby i środki zabezpieczenia przesyłki przed nieuprawnionym dostępem lub utratą.

2. Uzgodnienia sposobów i środków, o których mowa w ust. 1, dokonuje się, uwzględniając:

1) rozmiary przesyłki;

2) charakterystykę fizyczną i chemiczną, od których zależy bezpieczeństwo przesyłki lub zagrożenie powodowane przez jej przewóz;

3) odpowiednie opakowanie uniemożliwiające identyfikację przewożonego materiału;

4) zapewnienie stałej, o ile to możliwe, łączności między przewoźnikiem i nadawcą.

3. O przewozie przesyłki, o której mowa w ust. 1, zawierającej materiał o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”, nadawca zawiadamia Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwaną dalej „ABW”, albo Służbę Kontrwywiadu Wojskowego, zwaną dalej „SKW”, wskazując przewoźnika, czas i trasę przewozu.

§ 11. 1. Przesyłkę za pośrednictwem przewoźnika przewozi się:

1) środkami publicznego transportu lądowego, przy zapewnieniu wydzielonego miejsca uniemożliwiającego dostęp osób nieuprawnionych do przesyłki lub wydzielenia miejsc gwarantujących ciągły dozór nad przesyłką przez osoby przewożące lub ochraniające, wyposażone w środki łączności oraz broń palną w przypadkach określonych w rozporządzeniu, zwane dalej „konwojentami”;

2) samochodami przewoźnika, w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieuprawnionych do przesyłki, przy zapewnieniu ciągłego dozoru nad przesyłką przez konwojentów;

3) statkami powietrznymi lub środkami transportu wodnego, przy zapewnieniu wydzielonego miejsca uniemożliwiającego dostęp osób nieuprawnionych do przesyłki lub wydzielenia miejsc gwarantujących ciągły dozór nad przesyłką przez konwojentów.

2. Przewóz przesyłki bez pośrednictwa przewoźnika odbywa się pod warunkiem zabezpieczenia przesyłki przed dostępem osób nieuprawnionych.

§ 12. 1. Przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli „ściśle tajne” przewozi i ochrania konwój złożony co najmniej z dwóch uzbrojonych w broń palną konwojentów posiadających odpowiednie poświadczenia bezpieczeństwa.

2.  Przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli „tajne” przewozi i ochrania co najmniej jeden uzbrojony w broń palną konwojent posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa.

3.  Przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub „zastrzeżone” przewozi i ochrania co najmniej jeden konwojent posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie.

4. Wymóg posiadania broni palnej nie dotyczy przesyłek przewożonych za granicę i poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a także przypadków, gdy przesyłka jest przekazywana bez pośrednictwa przewoźnika od nadawcy do adresata lub na terenie tej samej miejscowości.

5. Konwojentów wyposaża się w środki łączności umożliwiające kontakt z nimi podczas przewozu oraz zapoznaje się z zasadami postępowania z ochranianymi i przewożonymi przesyłkami.

§ 13. Materiał o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” nie może być przewożony łącznie z przedmiotami niebezpiecznymi lub stwarzającymi znaczne zagrożenie ich kradzieży bądź uszkodzenia.

§ 14. Przewóz przesyłki planuje się w taki sposób, aby została dostarczona w możliwie najkrótszym czasie do adresata.

§ 15. 1. W czasie załadunku, przewożenia, przeładunku i wyładunku przesyłki niedopuszczalne jest pozostawienie jej bez nadzoru konwojentów.

2. Przesyłka czasowo przechowywana poza środkiem transportu powinna znajdować się w zamkniętym, chronionym miejscu, do którego dostęp mogą mieć tylko osoby posiadające odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub inne uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych.

3. Każdy fakt przechowywania, o którym mowa w ust. 2, odnotowuje się w wykazie przesyłek nadanych, w rubryce „Uwagi”.

§ 16. 1. W przypadku uszkodzenia przesyłki lub stwierdzenia śladów jej otwierania przewoźnik zabezpiecza ją w celu niedopuszczenia do dalszych uszkodzeń i ujawnienia jej zawartości oraz sporządza protokół w sprawie uszkodzenia przesyłki w trzech egzemplarzach, z których pierwszy wydaje się adresatowi, drugi wysyła się do nadawcy, a trzeci pozostaje u przewoźnika.

2. Przesyłkę, o której mowa w ust. 1, wraz ze sporządzonym protokołem w sprawie uszkodzenia przesyłki wydaje się adresatowi.

3. W przypadku odmowy przyjęcia przez adresata uszkodzonej przesyłki przewoźnik zwraca ją nadawcy wraz z protokołem, o którym mowa w ust. 1, i naniesioną na nim adnotacją o przyczynie odmowy przyjęcia przesyłki.

4. Przepisy ust. 1—3 stosuje się odpowiednio w przypadkach, gdy mogło dojść do ujawnienia lub doszło do ujawnienia treści przesyłki, załączając do protokołu wyjaśnienia, komu i w jakich okolicznościach jej treść mogła zostać lub została ujawniona.

5. Wzór protokołu w sprawie uszkodzenia przesyłki stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 17. 1. Przewoźnik wydaje przesyłkę upoważnionemu przedstawicielowi adresata na podstawie wykazu przesyłek wydanych, sporządzonego przez przewoźnika.

2. Wzór wykazu przesyłek wydanych stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

3. Przed odebraniem przesyłki przedstawiciel adresata jest obowiązany przedstawić upoważnienie do jej odbioru.

4. Wzór upoważnienia do nadawania i odbioru przesyłek stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

5. W przypadku przekazania przesyłki bez pośrednictwa przewoźnika upoważniony przedstawiciel adresata potwierdza pisemnie nadawcy jej odbiór.

6. Pracownik jednostki organizacyjnej adresata uprawniony do odbioru przesyłki niezwłocznie przekazuje ją do kancelarii tajnej lub komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały. Przepisy § 18 ust. 1—3 stosuje się odpowiednio.

§ 18. 1. Kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, przyjmuje przesyłkę za pokwitowaniem i odciska na niej pieczęć oraz datę wpływu do jednostki organizacyjnej.

2. Przyjmując przesyłkę, sprawdza się:

1) prawidłowość oznaczenia nadawcy i adresata;

2) całość pieczęci i opakowania;

3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki organizacyjnej nadawcy.

3. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania osoba kwitująca odbiór przesyłki sporządza, wraz z doręczającym, protokół w sprawie uszkodzenia, o ile protokół nie został sporządzony przez przewoźnika w trybie, o którym mowa w § 16 ust. 1. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, drugi — pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej adresata, a w przypadku gdy w obiegu przesyłek pośredniczył przewoźnik — kolejny egzemplarz protokołu przekazuje się także przewoźnikowi.

4. Kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, odnotowuje fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 3, w odpowiednim dzienniku lub rejestrze w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.

§ 19. 1. Przesyłkę, o której adresat został powiadomiony przez przewoźnika, uznaje się za nieodebraną po 7 dniach od daty zawiadomienia i odsyła do nadawcy.

2. Terminu, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się w przypadku przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2.

§ 20. 1. W przypadku powzięcia przez nadawcę informacji o niedostarczeniu przez przewoźnika przesyłki nadawca występuje do przewoźnika z żądaniem podjęcia czynności wyjaśniających. Jeżeli czynności potwierdzą utratę przesyłki, przewoźnik ustala osoby odpowiedzialne za utratę przesyłki oraz okoliczności, w jakich utrata przesyłki nastąpiła. W przypadku utraty materiału o klauzuli „poufne” lub wyższej nadawca informuje o tym fakcie ABW albo SKW.

2. Przewoźnik po dokonaniu ustaleń, o których mowa w ust. 1, udziela nadawcy odpowiedzi na piśmie, nie później niż w terminie 2 tygodni od otrzymania od nadawcy informacji o utracie przesyłki, a w przypadku utraty materiału o klauzuli „poufne” lub wyższej informuje równocześnie ABW albo SKW o dokonanych ustaleniach.

§ 21. 1. W przypadku zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności, mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo przesyłki, przewoźnik podejmuje odpowiednie do okoliczności działania zmierzające do ochrony przesyłki oraz niezwłocznie zawiadamia nadawcę i adresata o zdarzeniu.

2. W przypadku gdy zdarzenie, o którym mowa w ust. 1, dotyczy przesyłki zawierającej informacje niejawne o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”, przewoźnik dodatkowo zawiadamia ABW albo SKW.

§ 22. 1. Jeżeli zawarte umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej, materiał przekazuje się za granicę i poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2 lub 3. Przepis § 4 stosuje się odpowiednio.

2. Materiał o klauzuli „zastrzeżone” może być przesyłany za granicę oraz poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej także za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 4, z uwzględnieniem zasad zabezpieczenia i pakowania określonych w § 8.

3. Materiał określony w § 4 może być przekazywany poza granice Rzeczypospolitej Polskiej za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6, z uwzględnieniem zasad zabezpieczenia i pakowania określonych w § 9.

4. Na każdym pojemniku przewożonym przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2, umieszcza się dane o nadawcy i adresacie oraz odciski pieczęci urzędowej.

5. Przewoźnik, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2, wydaje upoważnionemu przedstawicielowi adresata pojemnik z przesyłkami na podstawie listu kurierskiego.

6. Przesyłki przewożone przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2, w przypadku gdy ich adresatami są akredytowani przedstawiciele innych jednostek organizacyjnych niż urząd obsługujący ministra właściwego do spraw zagranicznych, mogą być przekazane przez konwojentów bezpośrednio do adresata, o ile posiada on warunki do ich bezpiecznego przechowywania określone w ustawie.

7. Przesyłki, których nadawcami są akredytowani przedstawiciele innych jednostek organizacyjnych niż urząd obsługujący ministra właściwego do spraw zagranicznych, mogą być przekazane bezpośrednio konwojentom przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2.

§ 23. 1. W przypadku gdy zachodzi konieczność pilnego wywozu poza granicę Rzeczypospolitej Polskiej materiału i nie istnieje możliwość przekazania materiału za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2–4, kierownik jednostki delegującej może zezwolić na wywóz tego materiału, jeżeli osoba wywożąca:

1) posiada odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie;

2) zapewnia stałą osobistą ochronę i bezpośredni nadzór w czasie podróży nad przewożonym materiałem;

3) ma zapewniony środek transportu umożliwiający bezpieczny przewóz materiału do miejsca, w którym materiał będzie wykorzystywany;

4) posiada środek łączności umożliwiający szybki kontakt z jednostką delegującą;

5) ma zapewnione miejsce gwarantujące bezpieczne przechowywanie tego materiału;

6) posiada paszport dyplomatyczny.

2. Przed wydaniem zezwolenia, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki delegującej, z wyjątkiem służb, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy, jest obowiązany powiadomić ABW albo SKW o potrzebie wywozu materiału o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”.

3. Zdeponowanie materiału w placówce zagranicznej uzgadnia się z urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych.

4. Osobie wywożącej materiał za granicę wydaje się list kurierski oraz zapoznaje się ją z zasadami postępowania z tym materiałem.

5. Wymogów, o których mowa w ust. 1 pkt 6 i ust. 4, nie stosuje się:

1) w przypadku przewożenia materiału o klauzuli „zastrzeżone”;

2) w przypadku przewożenia materiału o klauzuli „poufne” przez terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej lub Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego.

6. Do przywozu z zagranicy oraz do przewozu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej materiałów przepisy ust. 1—4 stosuje się odpowiednio.

§ 24. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r. 1)

Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. (poz. 1603)

1) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650 oraz z 2008 r. Nr 225, poz. 1491), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).