ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 25 sierpnia 2005 r. w sprawie szczegółowego trybu przygotowania i prowadzenia przez służby ochrony państwa kontroli w zakresie ochrony informacji niejawnych

Na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z późn. zm. 1) ) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Rozporządzenie określa szczegółowy tryb przygotowania i prowadzenia kontroli w zakresie ochrony informacji niejawnych, w tym uzgadniania kontroli w stosunku do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Kontrola obejmuje badanie:

1) stanu zabezpieczenia informacji niejawnych;

2) przestrzegania przepisów w zakresie ochrony informacji niejawnych;

3) prawidłowości prowadzenia postępowań sprawdzających, z wyłączeniem postępowań, o których mowa w art. 30 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą”;

4) stanu zabezpieczenia sieci lub systemów teleinformatycznych, służących do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych.

§ 2. Szef właściwej służby ochrony państwa w postępowaniu kontrolnym w szczególności:

1) opracowuje ogólne założenia prowadzenia kontroli i sprawuje ogólny nadzór nad jej realizacją;

2) reprezentuje służbę ochrony państwa wobec innych organów, instytucji i podmiotów w sprawach objętych działaniami kontrolnymi;

3) wykonuje czynności związane z rozpatrywaniem zastrzeżeń;

4) kieruje opracowaniem informacji o wynikach kontroli;

5) podejmuje działania zmierzające do wykorzystania uwag i wniosków przez adresatów wystąpień pokontrolnych.

§ 3. Upoważniony do przeprowadzania kontroli funkcjonariusz albo żołnierz służby ochrony państwa, zwany dalej „kontrolerem”, wykonując czynności kontrolne:

1) przeprowadza kontrolę w jednostce kontrolowanej, zgodnie z przepisami ustawy, trybem określonym w rozporządzeniu oraz programem kontroli;

2) dokonuje w sposób wnikliwy i obiektywny ustaleń kontroli oraz rzetelnie je dokumentuje;

3) sporządza dokumenty określone w przepisach rozporządzenia;

4) bierze udział w postępowaniu w sprawie rozpatrywania zastrzeżeń;

5) wykonuje inne zadania w zakresie postępowania kontrolnego, zlecone przez szefa właściwej służby ochrony państwa.

§ 4. 1. Służba ochrony państwa prowadzi kontrole na podstawie rocznego planu kontroli, zatwierdzonego przez szefa właściwej służby ochrony państwa, po uzyskaniu opinii Kolegium do Spraw Służb Specjalnych.

2. Szef właściwej służby ochrony państwa może zarządzić doraźną kontrolę, nieujętą w planie, jeżeli uzyska informacje wskazujące na występowanie istotnych zagrożeń dla systemu zabezpieczenia informacji niejawnych lub nieprawidłowości dotyczących postępowań sprawdzających.

§ 5. Kontrolę przeprowadza się na podstawie opracowanego programu kontroli. Program kontroli wykonuje się w jednym egzemplarzu.

§ 6. Przy opracowywaniu programu kontroli uwzględnia się w szczególności:

1) wyniki wcześniejszych kontroli;

2) wyniki analiz określonych problemów z zakresu ochrony informacji niejawnych;

3) informacje pochodzące od organów państwowych i samorządowych, jednostek organizacyjnych i podmiotów, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy;

4) opinie, wnioski oraz inne ustalenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, dokonane przez Kolegium do Spraw Służb Specjalnych.

§ 7. W programie kontroli zamieszcza się w szczególności:

1) nazwę kontrolowanej jednostki organizacyjnej oraz jej dokładny adres;

2) oznaczenie i temat kontroli;

3) określenie kierunku badań kontrolnych i problemów wymagających oceny;

4) szczegółowe określenie zakresu przedmiotowego i podmiotowego kontroli;

5) wskazówki metodyczne, w odniesieniu do określenia sposobu i technik przeprowadzania kontroli, zwłaszcza problemów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach kontrolnych, dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposobu ich badania, powiązania tematyki z aktami normatywnymi, wskazówek o charakterze techniczno-organizacyjnym, wzorów wykazów i zestawień;

6) ewentualne wskazanie potrzeby zasięgnięcia opinii biegłego lub powołania specjalisty;

7) szczegółowe założenia organizacyjne kontroli, w tym wskazanie kontrolera mającego ją przeprowadzić.

§ 8. 1. Program kontroli zatwierdza, z zastrzeżeniem kontroli, o której mowa w ust. 2, szef właściwej służby ochrony państwa.

2. Program kontroli w stosunku do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej lub Senatu Rzeczypospolitej Polskiej zatwierdza Prezes Rady Ministrów, po uprzednim uzgodnieniu, określonych w tym programie czynności, odpowiednio z Marszałkiem Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej lub Marszałkiem Senatu Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 9. 1. Kontrolę przeprowadza kontroler na podstawie imiennego upoważnienia określającego jednostkę kontrolowaną i podstawę prawną do podjęcia kontroli.

2. Upoważnienie sporządza się w jednym egzemplarzu, który załącza się do akt kontroli.

3. Upoważnienie podlega ścisłemu ewidencjonowaniu.

4. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 10. 1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli.

2. Akta kontroli obejmują w szczególności materiały dowodowe oraz inne dokumenty wymienione w rozporządzeniu, które oznacza się klauzulą tajności, zgodnie z wymogami określonymi w ustawie.

3. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem dokonywanych czynności, włączając do nich materiały dowodowe oraz protokół kontroli, wystąpienie pokontrolne, informację o wykorzystaniu uwag i wykonaniu wniosków zawartych w wystąpieniu. Strony akt powinny być ponumerowane, ponadto akta muszą być zszyte i umieszczone w teczce. Całość klasyfikuje się według dokumentu o najwyższej klauzuli tajności. Akta kontroli rejestruje się w ewidencji kontroli.

4. Na początku każdego tomu akt zamieszcza się wykaz dokumentacji zawartej w danym tomie, wymieniając nazwy dokumentów i wskazując odpowiednie strony akt.

5. Akta kontroli przechowuje służba ochrony państwa w swoim archiwum.

§ 11. 1. Zabezpieczenie materiału dowodowego zebranego w toku postępowania kontrolnego w postaci dokumentu lub rzeczy potwierdza się protokołem zabezpieczenia dokumentu lub rzeczy stanowiących materiał dowodowy, a ich zwrot potwierdza się pokwitowaniem.

2. Wzór protokołu zabezpieczenia dokumentu lub rzeczy stanowiących materiał dowodowy stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 12. 1. Załączniki do protokołu oględzin utrwalone za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku zabezpiecza się w sposób uniemożliwiający ich zamianę na inne.

2. Wzór protokołu oględzin stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

§ 13. 1. Warunkiem przyjęcia przez kontrolera wyjaśnienia lub oświadczenia jest wskazanie osoby składającej to wyjaśnienie lub oświadczenie oraz jej podpis. Warunkiem przyjęcia wyjaśnienia jest ponadto wskazanie stanowiska służbowego osoby go składającej.

2. Wzór protokołu przyjęcia ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia.

3. Wzór protokołu przyjęcia ustnego oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do rozporządzania.

§ 14. W razie zasięgania przez kontrolera informacji lub uzyskiwania wyjaśnień na podstawie art. 16 pkt 6 ustawy, informacje lub wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie i podpisane przez osobę, która je złożyła.

§ 15. 1. Postanowienie o powołaniu biegłego wydaje upoważniony przez szefa właściwej służby ochrony państwa funkcjonariusz albo żołnierz.

2. Wzór postanowienia o powołaniu biegłego stanowi załącznik nr 6 do rozporządzenia.

§ 16. W przypadku powołania biegłego podstawą wydania przez niego opinii oraz sporządzenia szczegółowego sprawozdania z badań mających wpływ na ustalenia kontroli jest umowa zawarta między biegłym a upoważnionym przez szefa właściwej służby ochrony państwa funkcjonariuszem albo żołnierzem, określająca wzajemne prawa i obowiązki stron, a w szczególności przedmiot badań, ich zakres, termin sporządzenia opinii i sprawozdania oraz wysokość wynagrodzenia.

§ 17. 1. Dokumenty sporządzone przez kontrolera, utrwalające przebieg czynności dokonanych przy udziale specjalisty, podpisują kontroler oraz specjalista.

2. Postanowienie o powołaniu specjalisty wydaje kontroler.

3. Przepis § 16 stosuje się odpowiednio do specjalisty.

4. Wzór postanowienia o powołaniu specjalisty stanowi załącznik nr 7 do rozporządzenia.

§ 18. 1. Dokonane w toku kontroli ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli oprócz danych zawartych w art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937, z późn. zm. 2) ) powinien zawierać:

1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej adres, imię i nazwisko kierownika oraz oznaczenie i adres jednostki nadrzędnej nad jednostką kontrolowaną, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;

2) stopień, imię i nazwisko kontrolera, nazwę służby ochrony państwa prowadzącej kontrolę oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych, z wymienieniem dni przerw w kontroli;

4) określenie zakresu i przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą;

5) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole oraz o prawie odmowy podpisania protokołu, a także o prawie złożenia wyjaśnień, o których mowa w art. 59 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli;

6) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;

7) omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;

8) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej;

9) adnotację o dokonaniu wpisu do księgi ewidencji kontroli, jeżeli taka księga jest prowadzona przez jednostkę kontrolowaną;

10) oznaczenie miejsca i daty podpisania protokołu;

11) parafy kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu;

12) w razie odmowy podpisania protokołu wzmiankę o tym fakcie i przyczynach odmowy podpisania protokołu.

3. Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej, a drugi załącza się do akt kontroli.

§ 19. 1. Po podpisaniu protokołu kontroli kontroler opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego do kierownika jednostki kontrolowanej zawierającego ocenę kontrolowanej działalności, w tym osób odpowiedzialnych za tę działalność, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości, także uwagi i wnioski w sprawie ich usunięcia. W projekcie wystąpienia zawarta jest ponadto informacja o prawie kierownika jednostki kontrolowanej do złożenia zastrzeżeń, a także o terminie nadesłania informacji o sposobie wykorzystania ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniu oraz o terminie ponownej kontroli.

2. Jeżeli wyniki kontroli wskazują na konieczność podjęcia określonych czynności przez kierownika jednostki nadrzędnej nad jednostką kontrolowaną, kontroler opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego zawierającego ocenę kontrolowanej działalności oraz uwagi i wnioski dla jednostki nadrzędnej.

3. Jeżeli stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości wskazują na konieczność podjęcia działań przez właściwe organy państwowe lub samorządowe, w szczególności w celu zmiany obowiązującego prawa, kontroler opracowuje projekt wystąpienia pokontrolnego do tych organów.

4. Ocenę wskazującą na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości w jednostce kontrolowanej, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem, kontroler przedstawia w projekcie wystąpienia pokontrolnego właściwej jednostce organizacyjnej lub właściwemu organowi.

§ 20. 1. Wystąpienie pokontrolne skierowane do jednostki organizacyjnej podpisuje szef właściwej służby ochrony państwa lub upoważniony przez niego funkcjonariusz albo żołnierz.

2. Wystąpienie pokontrolne załącza się do akt kontroli.

§ 21. 1. Informacje o wynikach przeprowadzonych kontroli opracowuje się w przypadku kontroli uwzględnionych w planach kontroli. Szef właściwej służby ochrony państwa może zarządzić opracowanie informacji o wynikach kontroli doraźnej.

2. Informacje o wynikach przeprowadzonych kontroli szef właściwej służby ochrony państwa przekazuje Przewodniczącemu Kolegium do Spraw Służb Specjalnych, a w razie potrzeby innym właściwym organom.

§ 22. Informacja o wynikach przeprowadzonych kontroli zawiera w szczególności:

1) określenie jednostki kontrolowanej, celu kontroli, jej zakresu, czasu przeprowadzenia i okresu objętego kontrolą;

2) istotne ustalenia kontroli ukazujące skalę stwierdzonych zjawisk, przyczyny ich powstania, skutki, jakie wywołują lub mogą wywołać, w odniesieniu do stanu zabezpieczenia informacji niejawnych;

3) ogólną ocenę oraz wynikające z niej uwagi i wnioski, zwłaszcza co do stosowania lub dokonania zmian obowiązującego prawa bądź podjęcia określonych działań organizacyjnych.

§ 23. 1. Zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli rozpatruje szef właściwej służby ochrony państwa lub upoważniony przez niego funkcjonariusz albo żołnierz.

2. Zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli dotyczącym kontroli przeprowadzanej w Sejmie Rzeczypospolitej Polskiej lub Senacie Rzeczypospolitej Polskiej rozpatruje szef właściwej służby ochrony państwa.

§ 24. Zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego rozpatruje szef właściwej służby ochrony państwa.

§ 25. Traci moc rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lutego 1999 r. w sprawie szczegółowego trybu prowadzenia przez służby ochrony państwa kontroli w zakresie ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową (Dz. U. Nr 18, poz. 160).

§ 26. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005 r. (poz. 1430)

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2000 r. Nr 12, poz. 136 i Nr 39, poz. 462, z 2001 r. Nr 22, poz. 247, Nr 27, poz. 298, Nr 56, poz. 580, Nr 110, poz. 1189, Nr 123, poz. 1353 i Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 89, poz. 804 i Nr 153, poz. 1271, z 2003 r. Nr 17, poz. 155, z 2004 r. Nr 29, poz. 257 oraz z 2005 r. Nr 85, poz. 727.

2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 123, poz. 1291 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 71, Nr 14, poz. 114 i Nr 169, poz. 1417.