ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej

Na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505) zarządza się, co następuje:

§ 1. Bezpośredni przełożony pracownika służby cywilnej podlegającego pierwszej ocenie w służbie cywilnej, zwanego dalej „ocenianym”, w terminie 21 dni od nawiązania z ocenianym stosunku pracy przeprowadza z nim rozmowę, podczas której:

1) zapoznaje ocenianego ze sposobem dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej, zwanej dalej „pierwszą oceną”, w szczególności z elementami oceny postawy ocenianego, jego zaangażowania i relacji ze współpracownikami;

2) wyznacza termin na złożenie przez ocenianego sprawozdania dotyczącego zadań realizowanych przez ocenianego, zwanego dalej „sprawozdaniem”.

§ 2. 1. Sprawozdanie obejmuje przepracowany przez ocenianego okres nie krótszy niż 7 miesięcy.

2. W sprawozdaniu oceniany opisuje w szczególności:

1) dominujące zadania z opisu stanowiska pracy i ewentualnie inne istotne zadania, które wykonywał w trakcie przepracowanego okresu;

2) problemy, z którymi spotkał się przy wykonywaniu zadań, i sposób ich rozwiązania;

3) zakres i przedmiot samodzielnych zadań;

4) zdobyte nowe umiejętności i wiedzę;

5) wnioski dotyczące usprawnienia sposobu wykonywania zadań.

3. Wzór formularza sprawozdania jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

4. Termin na złożenie przez ocenianego sprawozdania ustala się w taki sposób, aby dokonanie pierwszej oceny mogło nastąpić w terminie określonym w art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, zwanej dalej „ustawą”.

5.  W uzasadnionych przypadkach bezpośredni przełożony wyznacza nowy termin na złożenie sprawozdania w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy ocenianego albo wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych poza miejscem pracy, przedłużając dotychczasowy termin o okres tej nieobecności albo wykonywania obowiązków służbowych poza miejscem pracy.

6. Bezpośredni przełożony wyznacza nowy termin na złożenie sprawozdania w przypadku przedłużenia okresu trwania umowy o pracę w okolicznościach wskazanych w art. 35 ust. 4 ustawy.

7. Bezpośredni przełożony wyznacza nowy termin na złożenie sprawozdania, o którym mowa w ust. 5 lub 6, w taki sposób, aby dokonanie pierwszej oceny mogło nastąpić nie później niż miesiąc przed zakończeniem umowy o pracę.

8.  O wyznaczeniu nowego terminu na złożenie sprawozdania bezpośredni przełożony niezwłocznie zawiadamia ocenianego na piśmie.

§ 3. 1. Dokonanie pierwszej oceny polega na:

1) przeprowadzeniu z ocenianym rozmowy, podczas której bezpośredni przełożony omawia:

a) postawę ocenianego, jego zaangażowanie i relacje ze współpracownikami,

b) postępy w pracy i terminowość wykonywania zadań,

c) wynik egzaminu ze służby przygotowawczej, jeżeli oceniany był obowiązany do przystąpienia do tego egzaminu,

d) sprawozdanie złożone przez ocenianego,

e) kierunki dalszego rozwoju zawodowego i potrzeby szkoleniowe ocenianego;

2) przyznaniu ocen cząstkowych za postawę ocenianego, jego zaangażowanie i relacje ze współpracownikami, z uwzględnieniem elementów oceny oraz przykładów zachowań skutecznych i nieskutecznych, które są określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia;

3) ustaleniu oceny łącznej za postawę ocenianego, jego zaangażowanie i relacje ze współpracownikami;

4) przyznaniu oceny za postępy w pracy i terminowość wykonywania zadań — odpowiednio do poziomu realizacji zadań wynikających w szczególności z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego;

5) przyznaniu pozytywnej lub negatywnej pierwszej oceny.

2. Pierwsza ocena jest dokonywana na arkuszu pierwszej oceny, którego wzór jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

§ 4. 1. Rozmowę, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 1, bezpośredni przełożony przeprowadza niezwłocznie po upływie terminu wyznaczonego na złożenie sprawozdania.

2. W rozmowie może uczestniczyć kierownik komórki organizacyjnej, w której oceniany jest zatrudniony.

§ 5. Oceny, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2 i 4, przyznaje się według skali punktowej:

1) 1 punkt — znacznie poniżej oczekiwań;

2) 2 punkty — poniżej oczekiwań;

3) 3 punkty — na poziomie oczekiwań;

4) 4 punkty — powyżej oczekiwań;

5) 5 punktów — znacznie powyżej oczekiwań.

§ 6. 1. Przyznane oceny cząstkowe, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, i przyznaną ocenę, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 4, bezpośredni przełożony wpisuje do arkusza pierwszej oceny wraz z uzasadnieniem ich przyznania.

2. Ocena łączna, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 3, jest średnią arytmetyczną ocen cząstkowych przyznanych za postawę ocenianego, jego zaangażowanie i relacje ze współpracownikami.

§ 7. 1. Warunkiem przyznania pozytywnej pierwszej oceny jest:

1) zaliczenie egzaminu ze służby przygotowawczej;

2) złożenie sprawozdania w wyznaczonym terminie;

3) uzyskanie nie więcej niż jednej oceny cząstkowej, o której mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, w wysokości 2 punktów i nieuzyskanie oceny cząstkowej w wysokości 1 punktu;

4) uzyskanie ocen, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 3 i 4, nie niższych niż 3 punkty.

2.  Negatywną pierwszą ocenę przyznaje się w przypadku niespełnienia warunków określonych w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Warunku określonego w ust. 1 pkt 1 nie stosuje się do ocenianego będącego:

1) absolwentem Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, który nie złożył wniosku o mianowanie w służbie cywilnej;

2) pracownikiem służby cywilnej, który na podstawie art. 192 ust. 2 ustawy wyraził zgodę na zastosowanie wobec niego zasad dokonywania pierwszej oceny przewidzianych w art. 37 ustawy;

3) pracownikiem służby cywilnej zatrudnionym w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej, podlegającym pierwszej ocenie na podstawie art. 37 ust. 2 ustawy.

4. W przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny bezpośredni przełożony w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną, w której oceniany jest zatrudniony, sporządza w arkuszu pierwszej oceny wnioski dotyczące rozwoju zawodowego ocenianego.

§ 8. 1. Bezpośredni przełożony niezwłocznie umożliwia ocenianemu zapoznanie się z pierwszą oceną.

2. Po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 1, oryginał arkusza pierwszej oceny wraz ze sprawozdaniem i pismami dotyczącymi zmienianych terminów włącza się do akt osobowych ocenianego, a kopię arkusza pierwszej oceny doręcza się ocenianemu.

§ 9. 1. W przypadku dokonywania pierwszej oceny ocenianego będącego pracownikiem służby cywilnej, który na podstawie art. 192 ust. 2 ustawy wyraził zgodę na zastosowanie wobec niego zasad dokonywania pierwszej oceny przewidzianych w art. 37 ustawy — termin przeprowadzenia rozmowy, o którym mowa w § 1, liczy się od dnia wyrażenia zgody przez ocenianego.

2. W przypadku dokonywania pierwszej oceny ocenianego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę nawiązanej w okresie między dniem wejścia w życie ustawy a dniem wejścia w życie rozporządzenia albo ocenianego będącego pracownikiem służby cywilnej, który na podstawie art. 192 ust. 2 ustawy w tym samym okresie wyraził zgodę na zastosowanie wobec niego zasad dokonywania pierwszej oceny przewidzianych w art. 37 ustawy — termin przeprowadzenia rozmowy, o którym mowa w § 1, liczy się od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

§ 10. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2009 r. (poz. 772)