ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych

Rozdział 8

Udostępnianie akt sądowych i dokumentów z akt, przesyłanie akt

§ 90. 1. W toku postępowania można wydać stronie lub innej uprawnionej osobie złożony przez nią dokument lub przedmiot tylko na zarządzenie przewodniczącego posiedzenia lub sędziego sprawozdawcy.

2. Po zakończeniu postępowania w sprawie wydanie dokumentu lub przedmiotu następuje na zarządzenie przewodniczącego wydziału.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się do dokumentów, na podstawie których został wydany nakaz zapłaty, takich jak: weksel, czek, warrant i rewers.

4. Po zakończeniu postępowania dokumenty, o których mowa w ust. 3, na zarządzenie przewodniczącego wydziału, po skasowaniu przez przekreślenie, podlegają włączeniu do akt sprawy, po uprzednim umieszczeniu w zalakowanej kopercie, oznaczonej informacją o jej zawartości i kolejnym numerem strony.

5. Wydanie dokumentu następuje dopiero po złożeniu do akt uwierzytelnionego odpisu lub wypisu z dokumentu albo jego uwierzytelnionej kserokopii, z tym że w przypadku, o którym mowa w ust. 2, przewodniczący wydziału może zwolnić od tego obowiązku.

§ 90a. 33) 1. Prezes sądu może zarządzić udostępnienie danych o sprawie stronom i ich przedstawicielom za pośrednictwem kont w systemie teleinformatycznym.

2. Po uwierzytelnieniu konta strona lub jej przedstawiciel uzyskują dostęp do danych o sprawie.

3. Strona lub jej przedstawiciel mogą za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1, za zgodą prezesa sądu, udzielić dostępu do danych o sprawie innym osobom posiadającym konta w tym systemie, o ile tym osobom przysługuje uprawnienie do ich przeglądania. Dostęp jest ograniczony do przeglądania danych o sprawie.

4. Strona, a także jej przedstawiciel mogą za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1, pozbawić dostępu do danych o sprawie inne osoby, o których mowa w ust. 3, jeśli tym osobom przestało przysługiwać uprawnienie do ich przeglądania.

§ 91. 1. W toku postępowania o wpis do rejestru, z akt sprawy o wpis wydaje się kserokopie dokumentów.

2. Z akt rejestrowych obejmujących dokumenty podmiotów wpisanych do rejestru wydaje się wyłącznie odpisy tych dokumentów.

§ 92. 1. Udostępnienie stronie akt do przejrzenia oraz wydanie jej przedmiotów lub dokumentów złożonych w sprawie albo wydanie dokumentów na podstawie akt może nastąpić po wykazaniu przez nią tożsamości, a co do innych osób niż strona — po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów postępowania sądowego.

2. Przeglądanie akt spraw odbywa się w obecności pracownika sądowego, a akt, do których złożono testament, pod kontrolą pracownika sądowego.

3. 34) W razie udostępnienia zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku w budynku sądu, nie dopuszcza się samodzielnego kopiowania tego zapisu przez stronę.

4. Na wniosek strony lub jej przedstawiciela sąd wydaje zapis dźwięku z adnotacjami na informatycznym nośniku danych.

§ 93. 1. Ograniczenia w udostępnianiu akt do przejrzenia nie mają zastosowania w wydziałach prowadzących rejestry sądowe w odniesieniu do akt tych spraw, do których powszechną dostępność regulują odrębne przepisy.

2. Przepisów o udostępnianiu akt sądowych do przejrzenia nie stosuje się do akt księgi wieczystej. Udostępnianie tych akt do wglądu regulują odrębne przepisy.

§ 94. 1. Przewodniczący wydziału zezwala na przejrzenie akt sprawy w sekretariacie upoważnionym przedstawicielom organizacji społecznych, które mogą wstąpić do toczącego się postępowania w danej sprawie lub zgłosić w nim swój udział.

2. Przewodniczący wydziału decyduje ponadto o udostępnieniu akt sądowych innym osobom niemającym uprawnień procesowych i o zakresie wykorzystania przez nie tych akt.

3. Udostępnienie większej liczby akt, np. dla celów naukowo-badawczych wymaga zgody prezesa sądu.

4. 35)  Protokół z posiedzenia jawnego sporządzony za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk udostępnia się w budynku sądu za pomocą urządzenia służącego do odtworzenia zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku, albo przez wydanie zapisu dźwięku na informatycznym nośniku danych po spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 1 i 2.

§ 95. 1. Akta sprawy lub akta księgi wieczystej przesyła się na każde żądanie po wykonaniu niezbędnych czynności w sprawie: Prezydentowi Rzeczypospolitej Polskiej, Ministrowi Sprawiedliwości, Sądowi Najwyższemu, Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Rzecznikowi Praw Dziecka oraz sądowi odwoławczemu.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do akt rejestrowych.

3. W innych przypadkach sądowi oraz prokuratorowi (oskarżycielowi publicznemu) przesyła się akta, jeżeli pozwala na to bieg sprawy. W razie gdy bieg sprawy nie pozwala na przesłanie akt, można przesłać odpisy dokumentów wskazanych przez organ zwracający się o ich nadesłanie.

4. Zarządzając przesłanie akt sprawy niezakończonej, potrzebnych jako dowód w innej sprawie, przewodniczący wydziału określa termin zwrotu akt, uwzględniając czas potrzebny do dokonania odpowiednich czynności przez organ wzywający.

5. W razie przesyłania akt księgi wieczystej, księgę wieczystą wyłącza się z akt i pozostawia w wydziale ksiąg wieczystych. Akta księgi wieczystej powinny zostać zwrócone do sądu w terminie nieprzekraczającym miesiąca.

6. Termin określony w ust. 5 nie dotyczy przypadku przesłania akt księgi wieczystej do sądu okręgowego w celu rozpoznania środka odwoławczego lub do Sądu Najwyższego w związku z rozpoznawaniem kasacji.

7. 36)  W elektronicznym postępowaniu upominawczym sąd odwoławczy ma dostęp do akt sprawy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego to postępowanie.

8. W razie konieczności udostępnienia akt sprawy innym upoważnionym podmiotom sąd prowadzący elektroniczne postępowanie upominawcze przesyła im wytworzony przez system teleinformatyczny kod umożliwiający uzyskanie dostępu do akt sprawy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

9. Pomocniczy zbiór dokumentów znajdujący się w sądzie prowadzącym elektroniczne postępowanie upominawcze w przypadkach wskazanych w ust. 7 i 8 przesyła się na żądanie.

10. 37) Jeżeli protokół sporządzono za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, to upoważnionym podmiotom udostępnia się zapis dźwięku na informatycznym nośniku danych lub za pomocą konta w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w § 90a ust. 1.

11. W razie przekazania sprawy innemu sądowi sąd ten otrzymuje dostęp do protokołu z posiedzenia sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 90a ust. 1, wraz z informacją o przekazaniu sprawy.

§ 96. 1. Na wniosek osób uprawnionych przewodniczący wydziału może zarządzić przesłanie akt do sądu rejonowego właściwego dla miejsca zamieszkania tych osób w celu ułatwienia im przejrzenia akt i sporządzenia z nich odpisów.

2. Jeżeli osoba uprawniona do przejrzenia akt jest pozbawiona wolności, przewodniczący wydziału może zarządzić, na jej wniosek, przesłanie akt do zakładu karnego lub aresztu śledczego, chyba że szczególne względy przemawiają za umożliwieniem tej osobie przejrzenia akt w sekretariacie.

3. Przeglądanie akt w zakładzie karnym lub areszcie śledczym odbywa się w oddzielnym pomieszczeniu pod nadzorem funkcjonariusza Służby Więziennej, a w przypadkach, w których dyrektorzy jednostek penitencjarnych nie są w stanie zapewnić odpowiedniego nadzoru — pod nadzorem upoważnionego pracownika sądowego. O skierowaniu pracownika sądowego do jednostki penitencjarnej decyduje prezes sądu na wniosek dyrektora jednostki penitencjarnej.

4. Przewodniczący posiedzenia może zarządzić wydanie lub przesłanie akt biegłemu, jeżeli wymagają tego okoliczności sprawy.

5. Zarządzając wydanie lub przesłanie akt, przewodniczący wydziału wyznacza termin, w którym akta powinny być zwrócone.

6. 38) W przypadku protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk osobom uprawnionym udostępnia się zapis dźwięku za pomocą urządzenia służącego do odtworzenia zapisu albo na informatycznym nośniku danych.

§ 97. 1. 39) Przedstawienia akt sądowi odwoławczemu na skutek wniesionego środka odwoławczego dokonuje się niezwłocznie po skutecznym doręczeniu środka odwoławczego stronie przeciwnej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W przypadku przewlekłości postępowania w tym zakresie należy wskazać sądowi odwoławczemu przyczyny zwłoki. Sąd odwoławczy może również zażądać odpowiednich wyjaśnień. Równocześnie z przedstawieniem akt sądowi odwoławczemu sąd pierwszej instancji przesyła wersję elektroniczną uzasadnienia wydanego orzeczenia za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 90a ust. 1, lub na informatycznym nośniku danych.

1a. 40) W przypadku utrwalenia przebiegu posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk sąd odwoławczy oraz Sąd Najwyższy uzyskują dostęp do zapisu za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 90a ust. 1, lub na informatycznym nośniku danych.

2. Sąd odwoławczy może zwrócić akta sprawy sądowi pierwszej instancji w celu sporządzenia brakującego uzasadnienia orzeczenia wydanego przez ten sąd, sporządzenia odpisów protokołów lub innych dokumentów znajdujących się w aktach jeżeli są one nieczytelne, dołączenia do akt brakujących zwrotnych potwierdzeń doręczenia pism sądowych lub dołączenia odpisów orzeczeń oraz usunięcia innych usterek popełnionych w sądzie pierwszej instancji.

3. Zwrot akt następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału odwoławczego lub postanowienia sądu orzekającego w drugiej instancji.

§ 98. 1. Poza przypadkami określonymi w § 95-97, akta spraw sądowych nie powinny być wynoszone poza siedzibę sądu.

2. Przewodniczący wydziału w szczególnych przypadkach, uzasadnionych sprawnością postępowania, może zezwolić sędziemu referentowi na wyniesienie akt sądowych poza siedzibę sądu, po uprzednim odnotowaniu tego faktu przez kierownika sekretariatu w repertorium sądowym.

§ 98a. 41) Do celów określonych w niniejszym rozporządzeniu do trybu zakładania i udostępniania konta w systemie teleinformatycznym stronom postępowania, ich przedstawicielom i zawodowym pełnomocnikom oraz innym podmiotom uprawnionym lub upoważnionym stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 grudnia 2009 r. w sprawie trybu zakładania konta oraz sposobu posługiwania się podpisem elektronicznym w elektronicznym postępowaniu upominawczym (Dz. U. Nr 226, poz. 1830).

§ 98b. System teleinformatyczny, o którym mowa w § 90a ust. 1, zapewnia:

1)   dostęp do danych o sprawie;

2)   wyszukiwanie danych i ich sortowanie;

3)   możliwość odtworzenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

4)   zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem oraz wprowadzeniem nieuprawnionych zmian.