ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie prowadzenia zbioru dokumentów dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych albo których księgi wieczyste zaginęły lub uległy zniszczeniu, oraz postępowania w tych sprawach

Na podstawie art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2013 r. poz. 707, z późn. zm. 1) ) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zbiory dokumentów urządzone dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych albo których księgi wieczyste zaginęły lub uległy zniszczeniu, prowadzi się nadal.

§ 2. Zbiory dokumentów mają sztywne okładki, na których zamieszcza się nazwę sądu, nazwę gminy lub miasta i numer repertorium zbioru dokumentów (repertorium Zd). Okładki zaopatruje się w przyczepki z mocnego papieru, wystające na dole, z uwidocznionym na nich oznaczeniem zbioru, w kolorze odróżniającym je od akt księgi wieczystej.

§ 3. Prowadzenie zbioru dokumentów polega na rejestrowaniu wniosków o złożenie dokumentów do zbioru, dołączaniu do zbioru wniosków, dokumentów, o których mowa w art. 123 ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, oraz innych pism dotyczących zbioru, wydawaniu orzeczeń w przedmiocie złożenia dokumentów do zbioru, wydawaniu odpisów dokumentów złożonych do zbioru oraz zaświadczeń na podstawie zbioru, a także udostępnianiu zbioru, zamykaniu zbioru, przechowywaniu zbioru.

§ 4. 1. W postanowieniu zarządzającym ujawnienie ograniczonego prawa rzeczowego lub ograniczenia w rozporządzaniu nieruchomością przez złożenie dokumentów do zbioru dokumentów wymienia się tylko dokumenty będące podstawą ujawnienia prawa lub ograniczenia oraz wniosek.

2. W postanowieniu, o którym mowa w ust. 1, określa się w szczególności treść prawa lub ograniczenia będącego przedmiotem ujawnienia, osoby, na rzecz których ujawnienie następuje, a także osoby, których prawa zostają ujawnieniem dotknięte, a ponadto wskazuje się numer i datę wniosku oraz dane dotyczące podstawy ujawnienia prawa lub ograniczenia.

§ 5. Do zbioru dokumentów załącza się w porządku chronologicznym według chwili wpływu dokumenty i inne pisma dotyczące zbioru. Poszczególne karty numeruje się kolejno.

§ 6. Zbiory dokumentów udostępniane są do wglądu tylko w obecności pracownika wyznaczonego przez prezesa sądu rejonowego lub przewodniczącego wydziału ksiąg wieczystych tego sądu.

§ 7. 1. Dokumentów złożonych do zbioru dokumentów nie wydaje się.

2. Odpisy dokumentów znajdujących się w zbiorze dokumentów wydaje się na wniosek zainteresowanego lub na żądanie sądu, prokuratora, notariusza, organu administracji rządowej oraz jednostki samorządu terytorialnego.

3. Na podstawie zbioru dokumentów wydaje się zaświadczenia.

§ 8. 1. Zbiór dokumentów przesyła się na żądanie sądu oraz prokuratora po wykonaniu niezbędnych czynności w sprawie.

2. Zbiór dokumentów zwraca się do sądu w terminie nieprzekraczającym miesiąca.

3. Termin określony w ust. 2 nie dotyczy przypadku przesłania zbioru dokumentów do sądu okręgowego w celu rozpoznania środka odwoławczego lub do Sądu Najwyższego w związku z rozpoznawaniem skargi kasacyjnej.

§ 9. 1. Zaniknięcie zbioru dokumentów jest czynnością o charakterze technicznym, której dokonuje się, gdy:

1)   założono księgę wieczystą dla nieruchomości, dla której prowadzono zbiór dokumentów;

2)   prowadzenie zbioru dokumentów stało się bezprzedmiotowe;

3)   wynika to z orzeczenia sądu;

4)   przepisy odrębne tak stanowią.

2. W przypadkach określonych w ust. 1 na pierwszej stronie zbioru dokumentów zamieszcza się notatkę o jego zaniknięciu ze wskazaniem podstawy, podpisaną przez sędziego lub referendarza sądowego i zaopatrzoną w datę. Na okładce zbioru dokumentów zamieszcza się napis: „Zbiór zamknięty”.

3. Zbiór dokumentów dotyczący nieruchomości, dla której założono księgę wieczystą, staje się częścią składową akt tej księgi. Nie dotyczy to przypadku, gdy księgę wieczystą założono dla części nieruchomości mającej urządzony zbiór dokumentów.

4. Wydanie zarządzenia o zniszczeniu zamkniętego zbioru dokumentów jest niedopuszczalne.

§ 10. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2013 r. 2)


1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 830, 941 i 1289.

2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz. U. Nr 102, poz. 1122, z 2003 r. Nr 176, poz. 1721 oraz z 2011 r. Nr 33, poz. 164), które traci moc z dniem wejścia w życie ustawy z dnia 24 maja 2013 r. o zmianie ustawy o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. poz. 941).