ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 2 maja 2012 r. w sprawie udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym

Na podstawie art. 21 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 292, z późn. zm. 1) ) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa warunki, sposób i tryb udzielania informacji o osobach oraz informacji o podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”, a także wzór zapytania o udzielenie informacji o osobie i wzór formularza informacji o osobie oraz wzór zapytania o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym i wzór formularza informacji o podmiocie zbiorowym.

§ 2. 1. Zapytanie lub wniosek o udzielenie informacji z Rejestru kieruje się do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, zwanego dalej „biurem informacyjnym”, lub jego punktów informacyjnych działających przy sądach powszechnych, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

2. Zapytanie o udzielenie informacji z Rejestru pochodzące od prokuratorów na potrzeby prowadzonych postępowań kieruje się do biura informacyjnego lub jego punktów informacyjnych działających przy prokuraturach apelacyjnych i okręgowych, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

3. Dane osobowe osoby, której zapytanie lub wniosek dotyczy, ustala się na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu pozwalającego na ustalenie jej tożsamości.

4. Dane identyfikujące podmiot zbiorowy, którego zapytanie lub wniosek dotyczy, ustala się na podstawie aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, o ile podmiot podlega wpisowi do tego rejestru.

5. Zapytanie sporządza się oddzielnie dla każdej osoby oraz oddzielnie dla każdego podmiotu zbiorowego.

§ 3. W przypadkach niecierpiących zwłoki, zwłaszcza gdy ma to znaczenie dla toczącego się postępowania lub wykonania czynności przez uprawniony organ, informacje o osobach i o podmiotach zbiorowych z Rejestru mogą być udzielane uprawnionym podmiotom przez biuro informacyjne za pomocą urządzeń służących do automatycznego ich przekazywania.

§ 4. Urządzenia służące do automatycznego przekazywania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych z Rejestru wyposaża się w systemy zabezpieczeń przed dostępem osób nieuprawnionych do tych urządzeń i do przesyłanych danych oraz wykorzystywaniem ich przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

§ 5. Zapytania i wnioski o udzielenie informacji z Rejestru, po wpłynięciu do biura informacyjnego albo punktu informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, podlegają sprawdzeniu co do zgodności z wymaganiami określonymi w ustawie z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, zwanej dalej „ustawą”.

§ 6. 1. Po wpłynięciu zapytania lub wniosku zawarte w nich dane porównuje się z danymi zgromadzonymi w kartotekach i bazie systemu teleinformatycznego Rejestru. Po ustaleniu zgodności tych danych sporządza się informację o osobie lub podmiocie zbiorowym.

2. Jeżeli wniosek o udzielenie informacji z Rejestru składa osoba będąca obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Rzeczpospolita Polska, przed udzieleniem informacji występuje się z zapytaniem o informację dotyczącą wnioskodawcy do rejestru karnego państwa jego obywatelstwa.

3. Jeżeli zostaną stwierdzone rozbieżności pomiędzy danymi osobowymi zgromadzonymi w Rejestrze a danymi osobowymi zawartymi w zapytaniu lub wniosku albo zostaną stwierdzone rozbieżności pomiędzy danymi o podmiocie zbiorowym zgromadzonymi w Rejestrze a danymi zawartymi w zapytaniu lub wniosku, to w przypadku gdy nie budzą one wątpliwości co do tożsamości osoby lub oznaczenia podmiotu, informacja o osobie z Rejestru lub informacja o podmiocie zbiorowym z Rejestru zawiera wykaz tych rozbieżności.

§ 7. Informacja o osobie lub o podmiocie zbiorowym z Rejestru, przed przekazaniem podmiotowi zapytującemu lub wnioskodawcy, podlega kontroli pod względem jej kompletności. Kontrolę przeprowadza osoba upoważniona przez dyrektora biura informacyjnego.

§ 8. Określa się wzór:

1) zapytania o udzielenie informacji o osobie, stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia;

2) formularza informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego, stanowiący załącznik nr 4 do rozporządzenia;

3) zapytania o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym, stanowiący załącznik nr 5 do rozporządzenia;

4) formularza informacji o podmiocie zbiorowym z Krajowego Rejestru Karnego, stanowiący załącznik nr 6 do rozporządzenia.

§ 9. 1. Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, informacji o osobie z Rejestru udziela się na formularzu, o którym mowa w § 8 pkt 2. Do informacji załącza się nadesłane zapytanie lub wniosek.

2. Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek:

1) nie są zgromadzone w Rejestrze,

2) są zgromadzone w Rejestrze z zastrzeżeniem, o którym mowa w art. 20 ust. 1c ustawy, przy czym skazanie objęte zastrzeżeniem jest jedynym skazaniem osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek

— zapytanie lub wniosek zwraca się podmiotowi zapytującemu lub wnioskodawcy z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

3. Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, informacji o podmiocie zbiorowym udziela się na formularzu, o którym mowa w § 8 pkt 4. Do informacji załącza się nadesłane zapytanie lub wniosek.

4. Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, nie są zgromadzone w Rejestrze, zapytanie lub wniosek zwraca się podmiotowi zapytującemu lub wnioskodawcy z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

5. Informacja o osobie udzielona na zapytanie złożone przez właściwe organy państw obcych inne niż organy centralne państw członkowskich Unii Europejskiej zawiera adnotację „PRZEKAZANE DANE MOGĄ BYĆ WYKORZYSTANE WYŁĄCZNIE DO CELÓW, W KTÓRYCH SIĘ O NIE ZWRÓCONO”.

6. Informacja o osobie obejmująca dane o wydaniu przez sąd polski postanowienia o wykonaniu orzeczenia wydanego przez organ państwa członkowskiego Unii Europejskiej zawiera wskazanie sądu, który wydał to postanowienie, oraz organu państwa członkowskiego, który wydał orzeczenie podlegające wykonaniu, wraz z sygnaturą akt sprawy.

§ 10. 1. Ponowna informacja z Rejestru wydana na podstawie art. 21b ustawy zawiera adnotację — odpowiednio: „PONOWNA INFORMACJA O OSOBIE” albo „PONOWNA INFORMACJA O PODMIOCIE ZBIOROWYM”.

2. Ponowną informację z Rejestru wydaje się:

1) w przypadku informacji dotyczącej osoby — odpowiednio w sposób określony w § 9 ust. 1 albo ust. 2,

2) w przypadku informacji dotyczącej podmiotu zbiorowego — odpowiednio w sposób określony w § 9 ust. 3 albo ust. 4

— z tym że jeżeli w ponownej informacji z Rejestru zostaje powtórzona przynajmniej jedna z danych, które zapytujący lub wnioskodawca uważał za niezgodne z zakresem zapytania lub wniosku, informację załącza się do postanowienia, o którym mowa w art. 21b ust. 5 ustawy.

3. Do ponownej informacji o osobie z Rejestru przepisy § 9 ust. 5 i 6 stosuje się odpowiednio.

§ 12. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 2 maja 2012 r. (poz. 518)

1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2009 r. Nr 53, poz. 432 i Nr 168, poz. 1323, z 2010 r. Nr 212, poz. 1385 i Nr 229, poz. 1497 oraz z 2011 r. Nr 240, poz. 1430 i 1432.

2) Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. Nr 273, poz. 2714, z 2006 r. Nr 165, poz. 1178, z 2008 r. Nr 21, poz. 130, z 2009 r. Nr 52, poz. 431, z 2010 r. Nr 236, poz. 1564 oraz z 2011 r. Nr 73, poz. 396.