ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 11 sierpnia 2009 r. w sprawie sposobu archiwizowania oraz sposobu i trybu niszczenia danych osobowych i informacji zarejestrowanych w związku z wykonywaniem kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego

Na podstawie art. 60 ust. 5 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o wykonywaniu kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego (Dz. U. z 2008 r. Nr 172, poz. 1069 oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 100) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa sposób archiwizowania oraz sposób i tryb niszczenia danych osobowych i informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem przez upoważniony podmiot dozorujący czynności materialno-technicznych związanych z kontrolą przestrzegania przez skazanego obowiązku pozostawania w miejscu stałego pobytu lub w innym wskazanym miejscu w wyznaczonym czasie, jak również obowiązku powstrzymania się od przebywania w określonych miejscach lub zakazu zbliżania się do określonej osoby.

§ 2. Archiwizowaniu podlegają dane osobowe oraz informacje zarejestrowane przez upoważniony podmiot dozorujący w związku z wykonywaniem czynności materialno-technicznych, zgromadzone w bazie danych systemu teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego dotyczące danej sprawy, zawierające następujący zakres danych:

1) identyfikujące skazanego, wobec którego wykonywana jest kara pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego, zwana dalej „dozorem elektronicznym”;

2) dotyczące orzeczenia sądu penitencjarnego o udzieleniu skazanemu zezwolenia na dozór elektroniczny, o wszelkich zmianach tego orzeczenia oraz o jego uchyleniu;

3) dotyczące daty oraz czasu rozpoczęcia i zakończenia dozoru elektronicznego, a także każdej przerwy w jego wykonywaniu;

4) dotyczące każdego zdarzenia podlegającego rejestracji;

5) dotyczące każdego sprawdzenia przez upoważniony podmiot dozorujący prawidłowości funkcjonowania i użytkowania elektronicznych urządzeń rejestrujących oraz nadajnika.

§ 3. 1. Archiwizowania danych osobowych i informacji zarejestrowanych w bazie systemu teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego dokonuje się, zapisując je na nośniku umożliwiającym odtworzenie zapisów zarejestrowanych danych, zwanym dalej „nośnikiem”, w sposób zapewniający sprawdzenie ich integralności gwarantującej, że zapis nie uległ zmianie od chwili jego utworzenia, oraz możliwość odczytania wszystkich zarejestrowanych danych zawartych w zapisie, aż do zakończenia okresu ich archiwizowania.

2.  Archiwizowania zarejestrowanych w bazie danych systemu teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego danych osobowych i informacji dokonuje przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego w centrali monitorowania.

3. Przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego, dokonujący czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych oraz informacji, zapisuje i oznacza na sporządzanym nośniku:

1) sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny jest wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko albo imię i nazwisko osoby nadzorującej te czynności, zatrudnionej w upoważnionym podmiocie dozorującym;

3) czas rozpoczęcia i zakończenia archiwizowania.

4.  Osoba, o której mowa w ust. 2, dołącza do nośnika wszystkie dokumenty zawierające dane określone w § 2.

§ 4. Nośnik powinien:

1) zapewniać właściwą jakość zapisu zarejestrowanych danych osobowych i informacji;

2) być przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;

3) być dostosowany do przechowywania w temperaturze 18—22 °C, przy wilgotności względnej 40—50 %;

4) zapewniać możliwość wiernego odczytywania zarejestrowanych danych osobowych i informacji w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, przeznaczonych do tego rodzaju nośników.

§ 5. 1. Z czynności archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji przedstawiciel upoważnionego podmiotu dozorującego sporządza protokół, w którym zamieszcza:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) swoje imię i nazwisko;

3) oznaczenie czynności ze wskazaniem podstawy jej przeprowadzenia;

4) nazwę upoważnionego podmiotu dozorującego;

5) dane identyfikujące urządzenia monitorujące skazanego oraz dane o ewentualnej wymianie tych urządzeń;

6) czas rozpoczęcia i zakończenia zapisu;

7) numer identyfikacyjny nadany nośnikowi z danymi archiwalnymi;

8) w miarę potrzeby, inne dane dotyczące dokonywanej czynności.

2. W razie awarii urządzeń użytych do archiwizacji danych lub wystąpienia błędów w zapisie tych danych uszkodzony lub nieprawidłowo sporządzony nośnik niszczy się, o czym czyni się wzmiankę w protokole, o którym mowa w ust. 1.

§ 6. 1. Po zakończeniu archiwizowania zarejestrowanych danych osobowych i informacji nośnik wraz z dołączonymi do niego danymi, określonymi w § 2, osoba, o której mowa w § 3 ust. 2, opakowuje wraz z protokołem wymienionym w § 5 ust. 1, w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym zapoznanie się z jego zawartością, i oznacza sygnaturą akt sprawy, w której wykonywany był dozór elektroniczny.

2. Zarchiwizowane dane określone w ust. 1 przechowuje się przez okres 2 lat od chwili uzyskania określonych danych osobowych lub zarejestrowania danej informacji, w warunkach zabezpieczających przed ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, zwłaszcza przed szkodliwym działaniem środków chemicznych, czynników mechanicznych, temperatury, promieniowania, pola elektromagnetycznego.

§ 7. 1. Po upływie okresu, o którym mowa w § 6 ust. 2, zarchiwizowane dane osobowe i informacje określone w § 6 ust. 1 podlegają niezwłocznemu zniszczeniu, a wszystkie informacje przechowywane w bazie danych systemu teleinformatycznego używanego do wykonywania kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego dotyczące danej sprawy są usuwane. Zniszczenia nośnika i innych dokumentów oraz usuwania zapisów w bazie danych dokonuje przedstawiciel podmiotu dozorującego w obecności przedstawiciela Ministerstwa Sprawiedliwości.

2. Zniszczenie zapisu danych osobowych i informacji polega na usunięciu tych danych i informacji z nośnika, w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie, albo następuje poprzez fizyczne zniszczenie nośnika.

3. Z czynności, o których mowa w ust. 2, sporządza się protokół, w którym zamieszcza się:

1) datę i miejsce sporządzenia protokołu oraz sygnaturę akt sprawy, w której dozór elektroniczny był wykonywany;

2) datę i formę przeprowadzenia czynności zniszczenia;

3) imię, nazwisko, stanowisko oraz czytelny podpis każdej osoby uczestniczącej w czynności zniszczenia;

4) numer identyfikacyjny nośnika.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, przesyła się do sądu penitencjarnego udzielającego zezwolenia na odbycie kary pozbawienia wolności w systemie dozoru elektronicznego skazanemu, którego zniszczone dane osobowe i informacje dotyczą, kopię protokołu zaś doręcza się skazanemu.

§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2009 r.