ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH 1) z dnia 24 kwietnia 2014 r. w sprawie kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych

Na podstawie art. 457 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. poz. 1650 oraz z 2014 r. poz. 463) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:

1)   sposób i tryb przeprowadzania kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych;

2)   wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

3)   wzór protokołu kontroli.

§ 2. 1. Kontrola korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych, zwana dalej „kontrolą”, przeprowadzana jest zgodnie z rocznym planem kontroli, sporządzanym przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zwanego dalej „Szefem Urzędu”.

2. Szef Urzędu może zarządzić, w razie potrzeby, przeprowadzenie kontroli doraźnej.

3. O rozpoczęciu kontroli Szef Urzędu informuje pisemnie kierownika podmiotu kontrolowanego.

§ 3. Roczny plan kontroli określa:

1)   nazwę podmiotu kontrolowanego;

2)   przewidywany termin przeprowadzenia kontroli.

§ 4. 1. Szef Urzędu:

1)   zarządza kontrolę;

2)   wyznacza zespół kontrolny, w którego skład wchodzi co najmniej dwóch pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zwanych dalej „kontrolującymi”;

3)   wyznacza spośród kontrolujących kierownika zespołu kontrolnego;

4) sporządza program kontroli, który określa:

a)   podmiot kontrolowany,

b)   temat kontroli,

c)   zakres kontroli,

d)   okres objęty kontrolą,

e)   kryteria stosowane w ramach kontroli oraz mierniki umożliwiające ocenę działalności podmiotu kontrolowanego,

f)   imiona, nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolujących.

2. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 5. Kontrolujący:

1)   może żądać od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;

2)   dokonuje ustaleń w ramach kontroli;

3)   dokumentuje ustalenia dokonane w ramach kontroli;

4)   w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ustala ich przyczynę, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne;

5)   niezwłocznie informuje na piśmie kierownika podmiotu kontrolowanego oraz Szefa Urzędu o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych lub usprawniających;

6)   sporządza protokół kontroli.

§ 6. Kierownik zespołu kontrolnego:

1)   organizuje i koordynuje prace zespołu kontrolnego;

2)   zapewnia prawidłowe i terminowe przeprowadzenie kontroli przez zespół;

3)   prowadzi akta kontroli;

4)   reprezentuje zespół kontrolny przed kierownikiem podmiotu kontrolowanego i Szefem Urzędu.

§ 7. 1. Kontrolujący dokonuje ustaleń w ramach kontroli na podstawie zebranych w jej toku dowodów.

2. Dowodami mogą być w szczególności:

1)   dokumenty;

2)   wyniki oględzin;

3)   fotografie;

4)   wyjaśnienia;

5)   oświadczenia.

3. Gdy zachodzi konieczność ustalenia, czy kontrolowane urządzenia telekomunikacyjne, systemy teleinformatyczne lub obiekty są odpowiednio zabezpieczone, kontrolujący może, w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, przeprowadzić oględziny.

4. Z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń albo z przeprowadzonych oględzin sporządza się protokół, który podpisują kontrolujący i osoba składająca wyjaśnienia lub oświadczenie albo kontrolujący i osoba obecna przy oględzinach.

5. Kontrolujący sporządza notatkę służbową z innych czynności przeprowadzonych w toku kontroli.

§ 8. 1. W aktach kontroli, o których mowa w § 6 pkt 3, kierownik zespołu kontrolnego dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych.

2. Akta kontroli zawierają w szczególności:

1)   wykaz zawartości akt kontroli, ze wskazaniem stron dokumentów;

2)   program kontroli;

3)   upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

4)   uwierzytelnione kopie dokumentów potwierdzających uprawnienie do przetwarzania danych przekazanych do weryfikacji;

5)   protokół z oględzin;

6)   notatki służbowe;

7)   protokół kontroli.

§ 9. 1. Po przeprowadzonej kontroli kontrolujący sporządza protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla kierownika podmiotu kontrolowanego i Szefa Urzędu.

2. Wzór protokołu kontroli określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 10. 1. Protokół kontroli podpisują kontrolujący i przekazują go kierownikowi podmiotu kontrolowanego oraz wyznaczają mu termin 7 dni na złożenie podpisu, licząc od dnia otrzymania protokołu kontroli.

2. Kierownik podmiotu kontrolowanego może wnieść do protokołu kontroli umotywowane pisemne zastrzeżenia w terminie, o którym mowa w ust. 1.

3. W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli kontrolujący dokonują ich analizy i, w miarę potrzeby, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.

§ 11. 1. Szef Urzędu po rozpatrzeniu zastrzeżeń do protokołu kontroli:

1)   odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub wniesione po upływie terminu, o którym mowa w § 10 ust. 1, i zawiadamia o tym kierownika podmiotu kontrolowanego, którego informuje o przyczynach odrzucenia zastrzeżeń, albo

2)   uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części, albo

3)   oddala zastrzeżenia w całości lub w części.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają odpowiednią część protokołu kontroli.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 3, kierownik zespołu kontrolnego uzupełnia protokół kontroli o pisemne stanowisko Szefa Urzędu, w którym są wskazane przyczyny nieuwzględnienia zastrzeżeń i dołącza je do akt kontroli.

4. Zmieniony lub uzupełniony protokół kontroli Szef Urzędu przekazuje kierownikowi podmiotu kontrolowanego do podpisu, a kierownik podmiotu kontrolowanego zwraca podpisany protokół kontroli Szefowi Urzędu.

§ 12. 1. Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu kontroli i składa Szefowi Urzędu pisemne wyjaśnienie tej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli.

2. O odmowie podpisania protokołu kontroli kontrolujący czyni wzmiankę w tym protokole.

§ 13. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2014 r.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 24 kwietnia 2014 r. (poz. 551)

1) Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej — sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1491).