ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH 1) z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL

Na podstawie art. 44d ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm. 2) ) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Rozporządzenie określa:

1) tryb przekazywania pomiędzy ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, zwanym dalej „ministrem”, wojewodą oraz organami gmin danych ze zbiorów meldunkowych oraz zbioru PESEL, zwanych dalej „danymi”;

2) tryb powiadamiania o nadaniu numeru PESEL organu gminy właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące osoby podlegającej obowiązkowi jego nadania albo organu, w którym złożono wniosek o wydanie dowodu osobistego, płatnika składek ubezpieczeniowych, polskiego konsula, a także osoby, której nadano numer PESEL na jej pisemny wniosek, jeżeli odrębne przepisy przewidują konieczność posiadania takiego numeru.

2. Ilekroć w rozporządzeniu mowa jest o:

2) pobycie czasowym — należy przez to rozumieć pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące.

§ 2. 1. Organ gminy po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego przekazuje wojewodzie dane ze zbiorów danych, o których mowa w art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. a-c ustawy.

2. Wojewoda po wprowadzeniu zmiany danych, o których mowa w ust. 1, do wojewódzkiego zbioru meldunkowego, przekazuje niezwłocznie organowi gminy potwierdzenie dokonania tej czynności.

3. Wojewoda przekazuje ministrowi dane, o których mowa w ust. 2, w celu aktualizacji zbioru PESEL.

4. Minister po wprowadzeniu zmian w zbiorze PESEL przekazuje niezwłocznie właściwemu wojewodzie potwierdzenie dokonania tych zmian.

§ 3. 1. Przekazywanie danych w przypadkach, o których mowa w § 2 ust. 1 i 3, następuje w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania zmienionych danych.

2. Przekazywanie potwierdzenia dokonania zmiany danych w przypadkach, o których mowa w § 2 ust. 2 i 4, następuje w terminie do 2 dni roboczych od dnia dokonania takiej zmiany.

§ 4. 1. Organ gminy dokonujący zameldowania osoby na pobyt stały lub czasowy z równoczesnym wymeldowaniem zawiadamia o nowym miejscu pobytu organ gminy właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego albo pobytu stałego i pobytu czasowego, albo pobytu czasowego tej osoby.

2. W zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się: imię (imiona) i nazwisko, nazwisko rodowe osoby zameldowanej, imiona i nazwiska rodowe rodziców, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, adres nowego miejsca zameldowania, datę zameldowania, w przypadku zameldowania na pobyt czasowy deklarowany okres zameldowania, adres dotychczasowego miejsca pobytu stałego albo miejsca pobytu stałego i czasowego, albo miejsca pobytu czasowego, nazwę, serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość oraz oznaczenie organu, który go wydał.

3. Po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, organ gminy właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego przekazuje organowi gminy nowego miejsca pobytu:

1) dane określone w art. 44a ust. 2 pkt 1-10, 14-16 i 18 ustawy wraz z informacją o wymeldowaniu z dotychczasowego miejsca pobytu;

2) dane, o których mowa w art. 44a ust. 2 pkt 11 i 12 ustawy, w przypadku osoby, która zawarła związek małżeński;

3) dane, o których mowa w art. 44a ust. 2 pkt 19 oraz ust. 4 pkt 2 i 5 ustawy, w przypadku cudzoziemca niebędącego obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) — strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej i niebędącego członkiem rodziny obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej;

4) dane, o których mowa w art. 44a ust. 2 pkt 20 i ust. 4 pkt 3 ustawy — w przypadku obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej;

5) dane, o których mowa w art. 44a ust. 2 pkt 21 i ust. 4 pkt 4 ustawy — w przypadku członka rodziny obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej niebędącego obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

4. Jeżeli osoba wskazała miejsce pobytu stałego i pobytu czasowego, organ gminy właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu czasowego przekazuje organowi gminy nowego miejsca pobytu informację o wymeldowaniu.

5. Jeżeli osoba wskazała miejsce pobytu czasowego i nie posiada miejsca pobytu stałego, dane, o których mowa w ust. 3, przekazuje organ gminy właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu czasowego.

§ 5. 1. Organ gminy dokonujący zameldowania osoby na pobyt stały bez równoczesnego wymeldowania zawiadamia o nowym miejscu pobytu organ gminy właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego osoby.

2. W zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się: imię (imiona) i nazwisko, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL osoby zameldowanej na pobyt stały, imiona i nazwiska rodowe rodziców, adres nowego miejsca zameldowania na pobyt stały, datę zameldowania, nazwę, serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość oraz oznaczenie organu, który go wydał.

3. Po otrzymaniu zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, organ gminy właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego przekazuje organowi gminy właściwemu ze względu na nowe miejsce pobytu stałego osoby dane określone w art. 44a ust. 2 pkt 1-10, 14-16 i 18 ustawy.

4. Przepisy § 4 ust. 3 pkt 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

§ 6. 1. Organ gminy dokonujący zameldowania osoby na pobyt czasowy bez równoczesnego wymeldowania przekazuje dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 pkt 1-5, 9-11 i 15 ustawy, oraz adres pobytu czasowego i okres zameldowania organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce pobytu stałego osoby, a w przypadku braku miejsca pobytu stałego — organowi właściwemu ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego osoby.

2. Organ gminy właściwy ze względu na miejsce pobytu stałego przekazuje organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce pobytu czasowego dane, o których mowa w art. 44a ust. 2 pkt 13 ustawy.

§ 7. 1. Organ gminy dokonujący wymeldowania osoby z miejsca pobytu stałego zawiadamia o wymeldowaniu organ gminy właściwy ze względu na aktualne miejsce pobytu czasowego osoby.

2. Organ gminy dokonujący wymeldowania osoby z miejsca pobytu czasowego przed upływem okresu zgłoszonego przy zameldowaniu przekazuje dane, o których mowa w art. 15 ust. 1a pkt 1-5, 9-11 i 14 ustawy, oraz informację o dacie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce pobytu stałego osoby, której dane dotyczą, a w przypadku braku miejsca pobytu stałego — organowi właściwemu ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego.

§ 8. 1. Przekazywanie danych pomiędzy organami gmin, o których mowa w § 4-7, odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm. 3) ), w terminie 1 dnia roboczego odpowiednio od dnia przyjęcia zgłoszenia pobytu przez organ lub od dnia otrzymania zawiadomienia.

2. W przypadku braku możliwości przekazywania danych w trybie, o którym mowa w ust. 1, przekazywanie odbywa się z wykorzystaniem wydruku z systemu teleinformatycznego opatrzonego pieczęcią organu, podpisem i pieczęcią upoważnionego pracownika tego organu, niezwłocznie, nie później niż w terminie do 2 dni roboczych odpowiednio od dnia przyjęcia zgłoszenia pobytu przez organ lub od dnia otrzymania zawiadomienia.

§ 9. Przekazywanie danych pomiędzy organami, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 1, odbywa się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych.

§ 10. 1. W celu nadania numeru PESEL osobom, o których mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy, organ gminy przekazuje ministrowi dane, o których mowa w art. 31b ust. 3 ustawy, w sposób określony w art. 44c ust. 2 ustawy.

2. W przypadku gdy przekazywanie danych w sposób, o którym mowa w ust. 1, jest niemożliwe, organ gminy przekazuje ministrowi wniosek o nadanie numeru PESEL według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 51 ust. 1 ustawy.

§ 11. 1. Minister po nadaniu numeru PESEL przekazuje niezwłocznie powiadomienie o nadaniu numeru PESEL odpowiednio:

1) organowi gminy — w celu uzupełnienia gminnego zbioru meldunkowego;

2) polskiemu konsulowi.

2. Powiadomienie, o którym mowa w ust. 1, jest przekazywane organowi gminy i polskiemu konsulowi w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

3. W przypadku braku możliwości przekazania powiadomienia o nadaniu numeru PESEL w sposób określony w ust. 2 minister powiadamia organ gminy lub polskiego konsula o nadaniu numeru PESEL w formie pisemnej w terminie do 4 dni roboczych od dnia nadania tego numeru.

4. W powiadomieniu o nadaniu numeru PESEL zamieszcza się: imię (imiona), nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców i nazwisko rodowe matki, datę i miejsce urodzenia, rodzaj oraz serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, obywatelstwo, numer PESEL oraz adres zameldowania na pobyt stały albo czasowy, jeżeli osoba jest zameldowana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 12. 1. Organ gminy po wprowadzeniu numeru PESEL do gminnych zbiorów meldunkowych powiadamia właściwego wojewodę o nadanym numerze PESEL i przekazuje dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy, w celu uzupełnienia wojewódzkiego zbioru meldunkowego.

2. Przepisy § 11 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do powiadamiania wojewody o nadanym numerze PESEL.

§ 13. 1. W przypadku gdy numer PESEL został nadany na wniosek płatnika składek ubezpieczeniowych lub osoby, o której mowa w art. 31b ust. 1 ustawy, minister powiadamia wnioskodawcę o nadanym numerze PESEL niezwłocznie po jego nadaniu.

2. Powiadomienie, o którym mowa w ust. 1, jest przekazywane w zależności od żądania wnioskodawcy w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

§ 15. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 31 grudnia 2012 r.


1) Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej — sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1491).

2)  Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 144, poz. 1043, z 2007 r. Nr 21, poz. 125, z 2008 r. Nr 70, poz. 416, Nr 171, poz. 1056, Nr 195, poz. 1198 i Nr 220, poz. 1414, z 2009 r. Nr 22, poz. 120, Nr 39, poz. 306, Nr 69, poz. 595 i Nr 223, poz. 1777, z 2010 r. Nr 239, poz. 1593, z 2011 r. Nr 204, poz. 1195 oraz z 2012 r. poz. 161, 921 i 1407.

3) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230 i Nr 182, poz. 1228 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654, Nr 185, poz. 1092 i Nr 204, poz. 1195.