ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 8 sierpnia 2002 r. w sprawie dokumentacji wymaganej przy prowadzeniu działalności gospodarczej w zakresie usług detektywistycznych.

Na podstawie art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o usługach detektywistycznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 12, poz. 110) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:

1) rodzaj dokumentacji dotyczącej zatrudnionych detektywów, zawieranych i realizowanych umów oraz sprawozdań sporządzanych po zakończeniu spraw w zakresie prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej w zakresie usług detektywistycznych;

2) formy prowadzenia dokumentacji;

3) okres przechowywania dokumentacji.

§ 2. 1. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług detektywistycznych obowiązany jest prowadzić:

1) wykaz zatrudnianych detektywów;

2) rejestr zawartych umów wraz z opisem stanu ich realizacji.

2. Stan realizacji umów jest opisywany w odrębnej księdze stanowiącej aneks do rejestru zawartych umów.

3. Po zakończeniu sprawy przedsiębiorca sporządza sprawozdanie, do którego stosuje się przepisy art. 13 ustawy o usługach detektywistycznych.

§ 3. 1. Wykaz zatrudnionych detektywów, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1, powinien zawierać:

1) imię i nazwisko detektywa;

2) datę i miejsce urodzenia;

3) adres zameldowania na pobyt stały lub czasowy;

4) serię i numer dowodu osobistego lub paszportu;

5) numer ewidencyjny PESEL — w przypadku obywateli polskich;

6) numer licencji, datę jej wydania oraz określenie organu, który ją wydał;

7) datę zawarcia z detektywem umowy oraz datę jej wygaśnięcia.

2. Rejestr zawartych umów, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2, powinien zawierać:

1) kolejny numer umowy dotyczącej usługi detektywistycznej, zawartej w danym roku;

2) ogólne określenie rodzaju umowy oraz jej przedmiotu;

3) datę zawarcia i wygaśnięcia umowy;

4) oznaczenie strony zlecającej umowę ze wskazaniem nazwiska, imienia i adresu zamieszkania, a w odniesieniu do zleceniodawcy niebędącego osobą fizyczną — nazwy lub firmy, siedziby i adresu;

5) numer identyfikacji podatkowej (NIP).

3. Księga realizacji umowy, o której mowa w § 2 ust. 2, powinna zawierać:

1) numer umowy, o której mowa w ust. 2 pkt 1;

2) datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania usługi;

3) imiona i nazwiska detektywów wykonujących usługę;

4) adnotację o przekazaniu zleceniodawcy końcowego sprawozdania i dacie tego przekazania;

5) adnotacje:

a) o powiadomieniu organu prowadzącego postępowanie karne lub postępowanie w sprawach o przestępstwa skarbowe i wykroczenia, w przypadku zawarcia umowy, z której treści wynika, że może ona wiązać się ze sprawą, w której prowadzone jest takie postępowanie,

b) o zniszczeniu przetwarzanych danych osobowych zebranych w toku wykonywania usługi, w przypadku zaprzestania korzystania z uprawnień detektywa.

§ 4. 1. Dokumentacja, o której mowa w § 2, prowadzona jest w formie pisemnej. Elektroniczne nośniki informacji mają w stosunku do niej charakter pomocniczy i nie mogą jej zastępować, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W przypadku usług udostępniania danych ze zbiorów prowadzonych wyłącznie w formie elektronicznej i udostępnianych w tej formie, dopuszcza się możliwość prowadzenia rejestru zawartych umów oraz księgi realizacji umów w formie elektronicznej.

3. Warunkiem dopuszczalności prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej jest jej przechowywanie na zasadach określonych w § 5.

§ 5. Dokumentację, o której mowa w § 2, przechowuje się przez okres 5 lat liczony od zakończenia działalności przedsiębiorcy, a w przypadku księgi realizacji umowy — od daty zakończenia umowy.

§ 6. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: K. Janik