ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO 1) z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności

Na podstawie art. 56 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz. 1206, z późn. zm. 2) ) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa tryb przeprowadzania kontroli projektów i programów współfinansowanych

z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności realizowanych przez instytucje zarządzające lub na ich zlecenie.

§ 2. 1. Kontrola, o której mowa w art. 51 pkt 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju, zwanej dalej „ustawą”, przeprowadzana jest w trakcie realizacji projektu, na zakończenie realizacji projektu lub w terminie wynikającym z umowy o dofinansowanie projektu.

2. Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przedstawieniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, o którym mowa w § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 26 lutego 2007 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu i zakresu rozliczeń (Dz. U. Nr 44, poz. 283).

§ 3. Kontrola, o której mowa w art. 51 pkt 1 ustawy, może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu.

§ 4. Metodologię doboru prób, o których mowa w art. 52 ust. 3 ustawy, opracowuje instytucja odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli w porozumieniu z instytucją płatniczą.

§ 5. 1. Kontrola projektów na miejscu, o której mowa w art. 51 pkt 1 ustawy, oraz kontrola, o której mowa w art. 51 pkt 2 ustawy, przeprowadzana jest w oparciu o roczny plan kontroli sporządzany przez instytucję zarządzającą.

2. Roczny plan kontroli zawiera w szczególności:

1) informacje o układzie chronologiczno-tematycznym kontroli zaplanowanych na dany rok;

2) informacje na temat struktury i organizacji kontroli opisanych w planie;

3) opis metodologii doboru próby, o której mowa w § 4.

§ 6. 1. Kontrola projektów na miejscu, o której mowa w art. 51 pkt 1 ustawy, oraz kontrola, o której mowa w art. 51 pkt 2 ustawy, przeprowadzana jest na podstawie wydanego przez jednostkę kontrolującą pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia czynności kontrolnych.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia czynności kontrolnych zawiera:

1) oznaczenie jednostki kontrolującej;

2) datę i miejsce wystawienia;

3) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

4) imię i nazwisko kierownika zespołu kontrolującego;

5) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego;

6) nazwę i adres jednostki kontrolowanej;

7) zakres kontroli;

8) podpis osoby udzielającej upoważnienia wraz z informacją o zajmowanym stanowisku i funkcji;

9) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli.

3. Jeżeli w trakcie kontroli zachodzi konieczność zapoznania się z informacjami niejawnymi, osoba wchodząca w skład zespołu kontrolującego, zwana dalej „kontrolującym”, musi posiadać poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, uzyskane na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm. 3) ).

§ 7. Kontrola, o której mowa w art. 51 pkt 2 ustawy, polega w szczególności na sprawdzeniu:

1) przestrzegania procedur wyboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów z publicznych środków wspólnotowych;

2) przestrzegania procedur podpisywania umów lub wydawania decyzji o przyznaniu pomocy z publicznych środków wspólnotowych;

3) przestrzegania procedur w zakresie monitorowania i oceny wdrażania projektów, działań i programów;

4) przestrzegania zasad archiwizacji dokumentów związanych z wdrażaniem projektów współfinansowanych z publicznych środków wspólnotowych;

5) przestrzegania procedur w zakresie sprawozdawczości, kontroli i rozliczeń finansowych, w tym poprawności kwalifikowania wydatków oraz sprawdzania rzetelności sprawozdań, o których mowa w art. 46 ustawy;

6) przestrzegania zgodności realizacji projektów, działań i programu z politykami Wspólnoty.

§ 8. Kontrola, o której mowa w art. 51 pkt 2 ustawy, jest realizowana przez zespół kontrolujący składający się z co najmniej dwóch osób, zwanych dalej „kontrolującymi”.

§ 9. 1. Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, o którym mowa w § 6 ust. 1, jest upoważniony do:

1) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową;

2) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej;

3) przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych;

4) żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień;

5) zabezpieczania materiałów dowodowych;

6) sprawdzania przebiegu określonych czynności;

7) przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.

2. Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi obowiązującym w jednostce kontrolowanej.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

§ 10. 1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli zawiadamia się podmiot, u którego ma być przeprowadzona kontrola, na co najmniej 5 dni przed rozpoczęciem kontroli.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do kontroli, o których mowa w art. 51 pkt 1 ustawy, przeprowadzanych w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004—2006”.

3. W przypadku kontroli, o których mowa w ust. 2, podmiot, u którego ma być przeprowadzona kontrola, zawiadamiany jest o jej terminie i zakresie nie wcześniej niż 48 godzin przed planowaną kontrolą. W szczególnie uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony.

4. Przepisów ust. 1—3 nie stosuje się w przypadku kontroli przeprowadzanych w trybie doraźnym, o których mowa w § 24.

§ 11. 1. Kontrolujący może zostać wyłączony z postępowania kontrolnego. Przepis art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego stosuje się odpowiednio.

2. Kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

3. O wyłączeniu decyduje kierownik jednostki kontrolującej.

§ 12. 1. Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy.

3. Podmiot kontrolowany powinien przedstawić podczas kontroli, na żądanie kontrolującego, dokumenty związane z przedmiotem kontroli oraz udzielać szczegółowych wyjaśnień.

4. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub udzielenia wyjaśnień, zgodnie z ust. 3, nie uwzględnia się zastrzeżeń, o których mowa w § 19 ust. 1, złożonych w tym zakresie przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upoważnioną.

§ 13. 1. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego.

2. Jeżeli zespół kontrolujący składa się z więcej niż dwóch osób, sporządzone dokumenty wymagają podpisu co najmniej dwóch kontrolujących.

§ 14. 1. W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, innych składników majątkowych albo przebiegu określonych czynności kontrolujący mogą przeprowadzić oględziny.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki jednostki kontrolowanej, odpowiedzialnego za obiekt lub składniki majątkowe poddane oględzinom, lub osoby przez niego wyznaczonej.

3. Informacja na temat przeprowadzonych oględzin wraz z ich charakterystyką oraz ustaleniami zamieszczana jest w informacji pokontrolnej, o której mowa w § 18.

§ 15. 1. W przypadku uzasadnionych wątpliwości członków zespołu kontrolującego co do treści przedstawionych im w toku kontroli dokumentów kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona potwierdza zgodność odpisów i wyciągów oraz zestawień i obliczeń sporządzanych na potrzeby kontroli.

2. W przypadku odmowy dokonania czynności, o której mowa w ust. 1, kontrolujący umieszczają na ten temat adnotację w informacji pokontrolnej, o której mowa w § 18.

§ 16. 1. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają, w szczególności poprzez:

1) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, kierownikowi lub upoważnionemu pracownikowi jednostki kontrolowanej;

2) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu.

2. Zabezpieczone dowody w postaci dokumentów, opinii biegłych oraz pisemnych wyjaśnień i oświadczeń stanowią załącznik do informacji pokontrolnej, o której mowa w § 18 ust. 1.

3. Dowody, które nie mogą stanowić załącznika do informacji pokontrolnej, powinny zostać zabezpieczone, a ich wykaz dołączony do tej informacji.

§ 17. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie właściwy organ.

§ 18. 1. Wterminie 21 dni od dnia zakończenia kontroli zespół kontrolujący sporządza w formie pisemnej i wysyła do jednostki kontrolowanej informację pokontrolną w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach — jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej i jeden dla kierownika jednostki kontrolującej.

2. Jeżeli sporządzenie informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, polegających w szczególności na zasięgnięciu przez kontrolujących opinii prawnych, termin, o którym mowa w ust. 1, zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.

3. W przypadku zaistnienia okoliczności, o której mowa w ust. 2, beneficjent jest pisemnie informowany o przedłużeniu terminu wymienionego w ust. 1.

4. Informacja pokontrolna zawiera w szczególności:

1) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

2) oznaczenie instytucji kontrolującej;

3) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego;

4) opis kontrolowanych procesów;

5) ustalenia przeprowadzonej kontroli.

5. Informację pokontrolną podpisują członkowie zespołu kontrolującego oraz kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona.

§ 19. 1. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może zgłosić w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej zastrzeżenia do treści zawartych w tej informacji.

2. Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej wraz z niezaakceptowaną informacją pokontrolną kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona przesyła do jednostki kontrolującej.

3. Jeżeli jednostka kontrolowana nie zgłasza zastrzeżeń do informacji pokontrolnej, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona podpisuje przestaną informację pokontrolną i przekazuje ją do jednostki kontrolującej w terminie do 14 dni od dnia doręczenia.

4. W przypadku przekroczenia terminu określonego w ust. 1 kierownik jednostki kontrolującej odmawia rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń.

5. Jednostka kontrolująca rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia w terminie do 14 dni od dnia ich otrzymania. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności zastrzeżeń.

6. W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń kontrolujący zmieniają lub uzupełniają część informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeżenia, a następnie w terminie określonym w ust. 5 przesyłają poprawioną informację pokontrolną ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej. Przepis § 18 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

7. W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do jednostki kontrolowanej oraz ponownie przekazują dwa egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu w terminie do 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń.

8. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona w terminie do 7 dni od dnia otrzymania informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przygotowuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolującej wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej.

9. Kontrolujący zamieszczają w informacji pokontrolnej adnotację o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie.

10. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej lub osobę przez niego upoważnioną nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych.

§ 20. 1. Kierownik jednostki kontrolującej w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 14 dni od dnia otrzymania od jednostki kontrolowanej podpisanej informacji pokontrolnej, o której mowa w § 18, formułuje zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i wysyła je kierownikowi jednostki kontrolowanej.

2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:

1) podstawę prawną sformułowania zaleceń;

2) informację o kontroli, do której się odnoszą;

3) uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania kierownika jednostki kontrolującej o działaniach podjętych w celu uwzględnienia uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku niepodjęcia takich działań — o przyczynach takiego postępowania.

§ 21. Informacja pokontrolna wraz z zaleceniami pokontrolnymi przechowywana jest z dokumentacją związaną z realizacją projektu, programu lub strategii wykorzystania Funduszu Spójności.

§ 22. 1. Informację pokontrolną oraz zalecenia pokontrolne z kontroli, o której mowa w art. 51 pkt 2 ustawy, przekazuje się do wiadomości Instytucji Zarządzającej Podstawami Wsparcia Wspólnoty, instytucji płatniczej oraz instytucji właściwej do spraw prowadzenia kontroli wyrywkowej i instytucji właściwej do spraw wystawienia deklaracji zamknięcia pomocy.

2.  Ostateczną wersję informacji pokontrolnej, o której mowa w ust. 1, instytucja zarządzająca przekazuje w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.

3. Zalecenia pokontrolne, o których mowa w ust. 1, instytucja zarządzająca przekazuje w terminie 7 dni od dnia ich sformułowania.

4. W przypadku wykonywania kontroli przez instytucję pośredniczącą na zlecenie instytucji zarządzającej stosuje się terminy określone w ust. 2 i 3.

§ 23. 1. Informacje i zalecenia pokontrolne wskazujące na nieprawidłowości w przestrzeganiu procedur lub niesprawność funkcjonowania systemu wdrażania programu lub strategii wykorzystania Funduszu Spójności stanowią dla instytucji zarządzających podstawę do wydania, w szczególności w ramach zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 20 ust. 1, polecenia dotyczącego w szczególności:

1) dostosowania lub zmiany procedur;

2) wstrzymania realizacji płatności na rzecz jednostki kontrolowanej, wynikających z zestawienia wydatków;

3) zawieszenia udziału jednostki kontrolowanej w realizacji programu.

2. Cofnięcie polecenia, o którym mowa w ust. 1, może nastąpić na skutek decyzji instytucji zarządzającej.

3. O wydaniu polecenia oraz o cofnięciu polecenia instytucja zarządzająca powiadamia niezwłocznie instytucję płatniczą.

§ 24. 1. Informacje w szczególności o niewłaściwej realizacji projektu, programu lub strategii wykorzystania Funduszu Spójności mogą stanowić podstawę do przeprowadzenia kontroli, o których mowa w art. 51 ustawy, w trybie doraźnym.

2. Przedmiotem kontroli w trybie doraźnym jest w szczególności weryfikacja zgodności uzyskanych informacji, o których mowa w ust. 1, ze stanem faktycznym.

§ 25. Wyniki kontroli, o której mowa w art. 51 pkt 1 ustawy, potwierdzające prawidłową realizację projektu lub usunięcie nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej, o której mowa w § 18, oraz zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu, o którym mowa w art. 46 ust. 1 pkt 3 ustawy, są warunkami dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta.

§ 26. W przypadku gdy system finansowania projektu zakłada przekazywanie środków beneficjentowi przed dokonaniem wydatków, wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizację projektu oraz zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu nie stanowią warunków dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta.

§ 27. Do czynności kontrolnych wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 28. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. 4)


1) Minister Rozwoju Regionalnego kieruje działem administracji rządowej — rozwój regionalny, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju Regionalnego (Dz. U. Nr 131, poz. 916).

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 90, poz. 759 i Nr 267, poz. 2251 oraz z 2006 r. Nr 149, poz. 1074 i Nr 249, poz. 1832.

3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 25, poz. 162.

4) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz. U. Nr 216, poz. 2206, z 2005 r. Nr 224, poz. 1926 oraz z 2006 r. Nr 107, poz. 729), które w zakresie § 1 pkt 3, § 2, rozdziału 3 oraz rozdziału 5 utraciło moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o zmianie ustawy o Narodowym Planie Rozwoju oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 149, poz. 1074).