ROZPORZĄDZENIE MINISTRA OBRONY NARODOWEJ z dnia 25 marca 2010 r. w sprawie dokumentacji i ewidencji dyscyplinarnej

Rozdział 2

Dokumentacja dyscyplinarna

§ 2.1. Dokumentami dotyczącymi wyróżniania są:

1) wniosek przełożonego dyscyplinarnego albo innego organu o udzielenie wyróżnienia żołnierzowi, byłemu żołnierzowi, pododdziałowi, oddziałowi lub instytucji wojskowej;

2) opinia wyższego przełożonego dyscyplinarnego dotycząca wniosku o udzielenie wyróżnienia;

3) wniosek przełożonego dyscyplinarnego do wyższego przełożonego dyscyplinarnego o uzasadnienie odmowy udzielenia wyróżnienia;

4) zawiadomienie o przyczynach odmowy udzielenia wyróżnienia na wniosek przełożonego dyscyplinarnego;

5) protokoły oraz notatki służbowe dotyczące kwalifikowania kandydatów oraz pododdziałów, oddziałów i instytucji wojskowych do wyróżnienia przez uprawnionych przełożonych dyscyplinarnych;

6) rozkaz oraz decyzja przełożonego dyscyplinarnego w sprawie wyróżnienia;

7) karta wpisu zasług żołnierza oraz nazwy i osiągnięć pododdziału do kroniki jednostki wojskowej i kronika jednostki wojskowej, w której znajdują się te wpisy;

8) karta wpisu zasług żołnierza oraz nazwy i osiągnięć oddziału lub instytucji wojskowej do Księgi Honorowej Wojska Polskiego i Księga Honorowa Wojska Polskiego, w której znajdują się te wpisy;

9) odpisy, wyciągi lub kopie dokumentów wymienionych w pkt 1–8, przesyłane w szczególności osobie:

a) lub organowi, które złożyły wniosek o wyróżnienie żołnierza,

b) która wykonuje czynności wynikające z udzielenia wyróżnienia,

c) lub dowódcy prowadzącym kartę wyróżnień;

10) odpisy lub kopie karty wyróżnień przesyłane w szczególności:

a) bezpośredniemu przełożonemu wyróżnionego żołnierza,

b) rzecznikowi dyscyplinarnemu, prokuratorowi wojskowemu lub innemu uprawnionemu organowi,

c) wyróżnionemu żołnierzowi, na jego wniosek.

2. W przypadku wyróżnienia więcej niż jednego żołnierza, byłego żołnierza, pododdziału, oddziału lub instytucji wojskowej stwierdzenie udzielenia tych wyróżnień umieszcza się w jednym rozkazie lub decyzji.

§ 3.1. Akta postępowania dyscyplinarnego, zwane dalej „aktami postępowania”, obejmują:

1) wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego albo inny dokument, na podstawie którego wszczęto postępowanie dyscyplinarne;

2) wniosek organu orzekającego, niebędącego przełożonym rzecznika dyscyplinarnego, do rzecznika dyscyplinarnego o uczestniczenie w postępowaniu dyscyplinarnym;

3) postanowienia i orzeczenia wydane przez organ orzekający, organ odwoławczy i wyższego przełożonego dyscyplinarnego, zwane dalej „organem dyscyplinarnym”, albo odpisy, wyciągi lub kopie tych dokumentów;

4) postanowienie o odmowie przyjęcia odwołania;

5) odpis karty ukarania żołnierza, jeżeli postępowanie dyscyplinarne przeprowadzono w trybie uproszczonym;

6) postanowienia i wezwania wydane lub sporządzone przez rzecznika dyscyplinarnego;

7) wnioski i notatki służbowe sporządzone przez rzecznika dyscyplinarnego;

8) pełnomocnictwo udzielone lub cofnięte obrońcy przez obwinionego lub ukaranego;

9) wnioski i odwołania obwinionego oraz ukaranego lub jego obrońcy;

10) postanowienia o sprostowaniu błędu oraz oczywistej pomyłki albo o odmowie ich sprostowania;

11) zebrane w toku postępowania dyscyplinarnego:

a) materiały dowodowe, w szczególności protokoły i opinie,

b) notatki służbowe,

c) nośniki zawierające zapisy obrazu lub dźwięku z przebiegu czynności w postępowaniu dyscyplinarnym,

d) odpisy albo kopie dokumentów i materiałów, o których mowa w lit. a—c;

12) dokumenty i materiały, o których mowa w ust. 4.

2. Nośniki zawierające zapisy obrazu lub dźwięku przytwierdza się do kart akt postępowania w zabezpieczonych kopertach, oznaczonych sygnaturą akt postępowania; z treści tego zapisu można sporządzić stenogram, który uwierzytelnia osoba go sporządzająca.

3. Akta postępowania zakłada się niezwłocznie po:

1) prawomocnym ukaraniu żołnierza w trybie uproszczonym, dołączając do tych akt odpis karty ukarania żołnierza, chyba że w postępowaniu tym nie zgromadzono materiałów sprawy;

2) wszczęciu postępowania dyscyplinarnego w trybie zwykłym:

a) jeżeli akt postępowania nie założono w postępowaniu w trybie uproszczonym, poprzedzającym to postępowanie,

b) jeżeli postępowanie w trybie uproszczonym dotyczącym tej sprawy nie było prowadzone,

c) po otrzymaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

4. Do akt postępowania dołącza się w szczególności:

1) kopię karty ewidencyjnej lub wtórnika karty ewidencyjnej żołnierza, kopię karty wyróżnień i odpis albo uwierzytelnioną kopię karty ukarania żołnierza, a także kopię ostatnio sporządzonej opinii służbowej;

2) materiały w sprawie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wraz z dokumentami dotyczącymi uchylenia postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego;

3) dokumenty w sprawie wzruszenia postępowania dyscyplinarnego;

4) odpisy rozkazów lub decyzji o zwolnieniu ukaranego żołnierza:

a) z zajmowanego stanowiska służbowego w wykonaniu kary dyscyplinarnej odwołania z zajmowanego stanowiska służbowego albo

b) ze służby wojskowej w wykonaniu kary dyscyplinarnej usunięcia ze służby kandydackiej, służby przygotowawczej, z okresowej służby wojskowej albo zawodowej służby wojskowej;

5) wyciągi z rozkazów lub decyzji, w których umieszczono zarządzenie wykonania ukarania;

6) dokumenty dotyczące poddania żołnierza badaniom koniecznym do ustalenia zawartości alkoholu lub narkotyku w organizmie tego żołnierza, jeśli w związku z wynikami tych badań wszczęto dane postępowanie dyscyplinarne albo były one związane z tym postępowaniem:

a) wyciąg lub odpis z rozkazu lub decyzji w sprawie polecenia poddania żołnierza badaniom koniecznym do ustalenia zawartości alkoholu lub narkotyków w organizmie,

b) protokół użycia urządzenia kontrolno-pomiarowego do oznaczania zawartości alkoholu w wydychanym powietrzu lub narkotyków w organizmie albo odpis lub kopię tego protokołu,

c) protokół badania śliny albo krwi, moczu lub wydzieliny organizmu albo odpis lub dołączoną kopię tego protokołu,

d) dokument zawierający wynik badania zawartości alkoholu w wydychanym powietrzu lub narkotyków w organizmie albo odpis lub kopię tego dokumentu;

7) postanowienie o zastosowaniu dyscyplinarnego środka zapobiegawczego albo odpis lub kopię tego postanowienia;

8) zaświadczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych do osadzenia żołnierza w izbie zatrzymań albo odpis lub kopię tego zaświadczenia;

9) inne dokumenty związane z reagowaniem dyscyplinarnym, które miały wpływ na wydane w toku postępowania dyscyplinarnego orzeczenie, w tym w szczególności notatkę służbową z przeprowadzonej rozmowy ostrzegawczej.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4 pkt 4 i 5, dołącza się do akt postępowania niezwłocznie po wykonaniu ukarania, a dokumenty, o których mowa w ust. 4 pkt 6–8, po zastosowaniu dyscyplinarnego środka zapobiegawczego.

§ 4. Postanowienia i orzeczenia w postępowaniu dyscyplinarnym sporządza się w jednym egzemplarzu, dołączając je do akt postępowania. Z orzeczeń lub postanowień można sporządzać odpisy, wyciągi lub kopie.

§ 5.1. Jeżeli dokument stanowiący dowód w postępowaniu dyscyplinarnym zawiera informacje niejawne, nie dołącza się go do akt postępowania.

2. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1, rzecznik dyscyplinarny sporządza notatkę służbową, w której umieszcza informację o numerze dokumentu i miejscu jego przechowywania.

§ 6. Jeżeli postępowanie dyscyplinarne zostało przejęte przez nowego przełożonego dyscyplinarnego lub rzecznika dyscyplinarnego, akta postępowania zgromadzone do tego momentu podlegają przekazaniu odpowiednio nowemu przełożonemu dyscyplinarnemu lub rzecznikowi dyscyplinarnemu.

§ 7.1. Akta postępowania rejestruje się w rejestrze postępowań dyscyplinarnych, zwanym dalej „rejestrem postępowań”.

2. Akta postępowania umieszcza się w teczce, której nadaje się numer oznaczający:

1) symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt „/”;

2) liczbę porządkową oznaczającą akta postępowania zgodnie z hasłem klasyfikacyjnym rzeczowego wykazu akt, po znaku łamania;

3) liczbę porządkową akt postępowania w danym roku kalendarzowym, po kolejnym znaku łamania „/”;

4) numer tomu zawierającego do 200 arkuszy akt postępowania, po kolejnym znaku łamania „/”.

3. Odpowiednio do trybu i etapu postępowania dyscyplinarnego na teczce oraz na kartach akt postępowania umieszcza się sygnaturę składającą się z:

1) oznaczenia literowego:

a) „APU” — w postępowaniu dyscyplinarnym w trybie uproszczonym,

b) „APZ” — w postępowaniu dyscyplinarnym w trybie zwykłym w pierwszej instancji oraz odrębnie w postępowaniu dyscyplinarnym w tym trybie w sprawie otrzymanej do ponownego rozpatrzenia,

c) „APO” — w postępowaniu odwoławczym,

d) „APW” — w postępowaniu w celu wzruszenia prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego;

2) liczby oznaczającej:

a) liczbę porządkową, pod jaką dane postępowanie zostało zarejestrowane w rejestrze postępowań w danym roku kalendarzowym,

b) rok kalendarzowy, w którym akta zostały zarejestrowane — w postaci jego dwóch ostatnich cyfr, po znaku łamania „/”.

4. Na początku akt postępowania zamieszcza się wykaz dokumentów i materiałów zawartych w danych aktach, wymieniając kolejno ich liczbę porządkową, datę wpływu lub sporządzenia, tytuł lub zasadniczą treść oraz numer karty akt.

5. Dokumenty i materiały w aktach postępowania gromadzi się w porządku chronologicznym, zgodnie z tokiem dokonywanych czynności lub datą wpływu, numerując kolejno poszczególne karty akt.

6. Do akt postępowania w sprawie otrzymanej do ponownego rozpatrzenia można dołączyć kopie dokumentów z akt postępowania dotyczącego tej sprawy.

§ 8. Dokumentami stanowiącymi dokumentację dyscyplinarną są również:

1) wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego, rozpatrzony odmownie;

2) postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego;

3) odpisy, wyciągi lub kopie dokumentów dotyczących postępowania dyscyplinarnego oraz wykonania prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego, podlegające przesłaniu odpowiednio:

a) uprawnionym jego uczestnikom,

b) osobom lub organom, które wystąpiły z wnioskiem o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego lub w sprawie wzruszenia prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego,

c) przełożonemu dyscyplinarnemu, który złożył wniosek o wymierzenie kary dyscyplinarnej lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, do orzeczenia których nie był uprawniony, w przypadku wydania orzeczenia rozstrzygającego odmiennie niż w tym wniosku,

d) osobom lub dowódcom prowadzącym kartę ukarania żołnierza, zwaną dalej „kartą ukarania”, oraz inne dokumenty w ramach ewidencji dyscyplinarnej, a także bezpośredniemu przełożonemu żołnierza, którego to postępowanie dotyczy;

4) zażalenie na polecenie poddania badaniom lub warunki i sposób przeprowadzenia tych badań oraz zażalenie na zastosowanie dyscyplinarnych środków zapobiegawczych, a także postanowienie organu odwoławczego rozstrzygające w tych sprawach;

5) odpisy, wyciągi lub kopie dokumentów w sprawie polecenia poddania się żołnierza badaniom koniecznym do ustalenia zawartości alkoholu lub narkotyku w organizmie oraz dotyczące zastosowania dyscyplinarnego środka zapobiegawczego, podlegające przesłaniu uprawnionym osobom i organom.

§ 9.1. Stwierdzenie udzielenia żołnierzowi wyróżnienia, polecenia poddania się badaniom koniecznym do ustalenia zawartości alkoholu lub narkotyku w organizmie żołnierza oraz zabiegom niezbędnym do ich przeprowadzenia, zarządzenia wykonania ukarania oraz innych czynności związanych z reagowaniem dyscyplinarnym umieszcza się w rozkazie lub decyzji przez:

1) wprowadzenie w punkcie dotyczącym spraw dyscyplinarnych rozkazu dziennego wydawanego przez dowódcę kompanii lub samodzielnego plutonu albo dowódcę jednostki wojskowej lub przełożonego nadrzędnej struktury organizacyjnej stosownego zapisu albo wydanie w tej sprawie odrębnego rozkazu dziennego lub rozkazu;

2) wprowadzenie do decyzji, wydawanej przez uprawnioną osobę niebędącą żołnierzem, stosownego zapisu albo wydanie w tej sprawie odrębnej decyzji.

2. Organ dyscyplinarny nieuprawniony do wydawania rozkazów lub decyzji wnioskuje o umieszczenie zapisów, o których mowa w ust. 1, w rozkazie lub decyzji organu dyscyplinarnego, który jest uprawniony do ich wydawania, albo wnioskuje do tego organu o wydanie stosownego rozkazu lub decyzji.

§ 10. 1. Organ dyscyplinarny lub rzecznik dyscyplinarny wykonujący czynności w postępowaniu dyscyplinarnym, a także czynności związane z rejestrowaniem akt postępowania oraz z odtwarzaniem dokumentacji dyscyplinarnej, prowadzi całość dokumentacji dyscyplinarnej w kancelarii jawnej jednostki wojskowej albo kancelarii jawnej instytucji cywilnej lub w swoim pomieszczeniu służbowym, z uwzględnieniem wymogów ochrony danych w nich zawartych przed nieuprawnionym ujawnieniem.

2. Po zakończeniu postępowania dyscyplinarnego albo po zakończeniu wykonywania ukarania lub likwidacji skutków uchylonego albo zmienionego prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego akta postępowania przekazuje się niezwłocznie do kancelarii jawnej jednostki wojskowej albo kancelarii jawnej instytucji cywilnej, w której prowadzony jest rejestr postępowań obejmujący dane postępowanie dyscyplinarne.

§ 11. 1. Dokumentację dyscyplinarną, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 7–10, przechowuje się przez okres piętnastu lat od dnia 1 stycznia roku następnego po roku, w którym prawomocnie zakończono postępowanie dyscyplinarne lub w którym dołączono do akt postępowania inne dokumenty, o których mowa w § 3 ust. 4, po czym podlegają one brakowaniu na zasadach i w trybie określonym w przepisach dotyczących postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją.

2. Dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 1:

1) pkt 7 — przechowuje się w sali tradycji przez okres prowadzenia kroniki jednostki wojskowej, a po zakończeniu wpisów w tej kronice — przez okres jej przechowywania w jednostce wojskowej, a w przypadku rozformowania jednostki wojskowej albo likwidacji instytucji cywilnej przekazuje do muzeum wojskowego albo archiwum wojskowego;

2) pkt 8 — umieszcza się w Księdze Honorowej Wojska Polskiego, a ich odpisy, kopie lub wyciągi przechowuje się w jednostce wojskowej i nadrzędnych organach wojskowych, których dotyczy wyróżnienie, oraz w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej właściwej do spraw dyscypliny wojskowej — przez okres przechowywania i eksponowania tej Księgi w Muzeum Wojska Polskiego w Warszawie, a w przypadku rozformowania tych jednostek lub komórek organizacyjnych — dokumenty te brakuje się albo przekazuje do archiwum wojskowego;

3) pkt 9 i 10 — po wykorzystaniu, można przechowywać do końca roku kalendarzowego następującego po roku ich wpływu lub sporządzenia, a następnie podlegają brakowaniu.

3. Akta postępowania zakończonego prawomocnym orzeczeniem o wymierzeniu kary dyscyplinarnej odwołania z zajmowanego stanowiska służbowego oraz kary dyscyplinarnej usunięcia ze służby kandydackiej, przygotowawczej, okresowej służby wojskowej albo z zawodowej służby wojskowej, po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego.

4. Notatkę służbową z przeprowadzonej rozmowy ostrzegawczej, z adnotacją o terminie przedawnienia ukarania dyscyplinarnego za czyn będący przyczyną przeprowadzenia tej rozmowy:

1) przekazuje się osobie uprawnionej do prowadzenia karty ukarania tego żołnierza, która przechowuje tę kartę do tego terminu, a następnie notatkę tę brakuje;

2) dołącza się do akt postępowania dyscyplinarnego w przypadku wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec żołnierza, z którym została przeprowadzona rozmowa ostrzegawcza, w okresie, o którym mowa w pkt 1.

5. W przypadku rozformowania jednostki wojskowej albo likwidacji instytucji cywilnej przed upływem okresu, w jakim przechowuje się dokumentację dyscyplinarną, przekazuje się ją jednostce wojskowej albo instytucji cywilnej, przejmującej jej zadania i funkcje, a w przypadku braku następcy prawnego — jednostce albo instytucji wskazanej w dokumencie dotyczącym rozformowania lub likwidacji.

§ 12. Wzór:

1) rozkazu lub decyzji w sprawie wyróżnienia określa załącznik nr 1 do rozporządzenia;

2) wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 2 do rozporządzenia;

3) postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 3 do rozporządzenia;

4) postanowienia o ustaleniu właściwości organu dyscyplinarnego określa załącznik nr 4 do rozporządzenia;

5) postanowienia o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 5 do rozporządzenia;

6) teczki akt postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 6 do rozporządzenia;

7) wniosku o wyłączenie organu dyscyplinarnego, rzecznika dyscyplinarnego z postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 7 do rozporządzenia;

8) postanowienia o wyłączeniu, o odmowie wyłączenia organu dyscyplinarnego, rzecznika dyscyplinarnego z postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 8 do rozporządzenia;

9) postanowienia o przejęciu postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 9 do rozporządzenia;

10) wniosku o dobrowolne poddanie się ukaraniu określa załącznik nr 10 do rozporządzenia;

11) protokołu przesłuchania świadka, biegłego, przeprowadzenia konfrontacji określa załącznik nr 11 do rozporządzenia;

12) protokołu przyjęcia wyjaśnień od obwinionego określa załącznik nr 12 do rozporządzenia;

13) postanowienia o zawieszeniu postępowania dyscyplinarnego, podjęciu zawieszonego postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 13 do rozporządzenia;

14) protokołu zapoznania obwinionego lub jego obrońcy z całością materiałów zebranych w postępowaniu dyscyplinarnym, z uzupełnionymi materiałami postępowania dyscyplinarnego określa załącznik nr 14 do rozporządzenia;

15) wniosku w sprawie wydania orzeczenia w postępowaniu dyscyplinarnym w pierwszej instancji określa załącznik nr 15 do rozporządzenia;

16) orzeczenia o uniewinnieniu, umorzeniu postępowania dyscyplinarnego, odstąpieniu od ukarania, o ukaraniu określa załącznik nr 16 do rozporządzenia;

17) postanowienia o odmowie przyjęcia odwołania określa załącznik nr 17 do rozporządzenia;

18) postanowienia o uzupełnieniu materiału dowodowego określa załącznik nr 18 do rozporządzenia;

19) wniosku w sprawie wydania orzeczenia w postępowaniu odwoławczym określa załącznik nr 19 do rozporządzenia;

20) orzeczenia o utrzymaniu w mocy, zmianie, uchyleniu orzeczenia dyscyplinarnego określa załącznik nr 20 do rozporządzenia;

21) wniosku o wzruszenie prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego określa załącznik nr 21 do rozporządzenia;

22) postanowienia o zbadaniu przesłanek wzruszenia prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego określa załącznik nr 22 do rozporządzenia;

23) wniosku w sprawie wzruszenia prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego określa załącznik nr 23 do rozporządzenia;

24) postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie wzruszenia prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego określa załącznik nr 24 do rozporządzenia;

25) orzeczenia w sprawie odroczenia, przerwania wykonania ukarania określa załącznik nr 25 do rozporządzenia;

26) orzeczenia w sprawie zmiany, uchylenia prawomocnego orzeczenia dyscyplinarnego określa załącznik nr 26 do rozporządzenia;

27) rozkazu lub decyzji w sprawie zarządzenia wykonania ukarania określa załącznik nr 27 do rozporządzenia;

28) rozkazu lub decyzji w sprawie zarządzenia wykonania warunkowo zawieszonego ukarania określa załącznik nr 28 do rozporządzenia;

29) rozkazu lub decyzji w sprawie polecenia poddania żołnierza badaniom koniecznym do ustalenia zawartości alkoholu lub narkotyków w organizmie określa załącznik nr 29 do rozporządzenia;

30) protokołu użycia urządzenia kontrolno-pomiarowego do oznaczania zawartości alkoholu w wydychanym powietrzu lub narkotyków w organizmie określa załącznik nr 30 do rozporządzenia;

31) protokołu badania śliny, krwi, moczu, wydzieliny organizmu określa załącznik nr 31 do rozporządzenia;

32) postanowienia o zastosowaniu dyscyplinarnego środka zapobiegawczego określa załącznik nr 32 do rozporządzenia.