ROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI I INFORMATYZACJI 1) z dnia 13 października 2005 r. w sprawie przeprowadzania kontroli podmiotu publicznego

Na podstawie art. 34 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa szczegółowy tryb przeprowadzania kontroli podmiotu publicznego, w tym zabezpieczania materiałów dowodowych, szczegółowe wymogi co do zawartości protokołu kontroli oraz wzór upoważnienia do kontroli.

§ 2. 1. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:

1) ustawa — ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

2) organ kontrolujący — organ uprawniony do przeprowadzania kontroli;

3) kontroler — osobę przeprowadzającą kontrolę.

2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumentach, rozumie się przez to również dokumenty elektroniczne, o których mowa w art. 3 pkt 2 ustawy.

§ 3. 1. Kontrolę przeprowadza kontroler po uzyskaniu upoważnienia do jej przeprowadzenia, zgodnego z wzorem imiennego upoważnienia do wykonywania czynności kontrolnych, stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia.

2. Liczbę kontrolerów określa organ ich powołujący, w zależności od przedmiotu i zakresu kontroli.

§ 4. 1. Kontroler, nie później niż w terminie 7 dni roboczych przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, powiadamia kierownika podmiotu kontrolowanego o:

1) przedmiocie kontroli;

2) zakresie kontroli;

3) terminie rozpoczęcia kontroli;

4) przewidywanym czasie trwania kontroli.

2. Na uzasadniony wniosek kierownika podmiotu kontrolowanego, złożony nie później niż w terminie

3 dni przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, organ kontrolujący może zmienić termin rozpoczęcia kontroli, mając na uwadze minimalizację zakłóceń w pracy podmiotu kontrolowanego. Z wnioskiem w tej sprawie można wystąpić tylko raz w odniesieniu do danej kontroli.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, kontroler informuje kierownika podmiotu kontrolowanego o nowym terminie kontroli. Termin ten nie może być późniejszy niż 14 dni roboczych od planowanego terminu jej rozpoczęcia.

§ 5. 1. Czynności kontrolne prowadzone są w godzinach pracy podmiotu kontrolowanego oraz w miejscu wykonywania jego zadań. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, w celu minimalizacji zakłóceń w pracy podmiotu kontrolowanego, czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone w dniach wolnych od pracy albo poza godzinami pracy.

2. Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, kontroler obowiązany jest okazać kierownikowi podmiotu kontrolowanego dokumenty upoważniające do kontroli.

3. W przypadku gdy kontrola ma dotyczyć systemów teleinformatycznych lub rejestrów publicznych zawierających informacje i dane stanowiące tajemnicę państwową albo inną tajemnicę ustawowo chronioną, a w czynnościach kontrolnych uczestniczy osoba upoważniona przez kierownika podmiotu publicznego, osoba ta powinna posiadać odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych.

§ 6. 1. Kontroler ustala stan faktyczny na podstawie zebranych w toku czynności kontrolnych materiałów dowodowych.

2. Do materiałów dowodowych, o których mowa w ust. 1, zalicza się:

1) dokumenty;

2) wyjaśnienia udzielone przez pracowników podmiotu kontrolowanego;

3) wyniki oględzin systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych;

4) opinie biegłych.

§ 7. 1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli, które obejmują w szczególności:

1) wykaz ich zawartości, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem odpowiednich stron;

2) wskazanie materiałów dowodowych, o których mowa w § 6 ust. 2;

3) inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli.

2. Akta kontroli służą wyłącznie do użytku służbowego, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

3. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem podejmowanych czynności, numerując kolejno strony akt.

4. Akta kontroli sporządza się w jednym egzemplarzu i przechowuje we właściwej jednostce organizacyjnej organu kontrolującego.

§ 8. 1. Zebrane w toku czynności kontrolnych materiały dowodowe kontroler zabezpiecza, w miarę potrzeby, przez:

1) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, kierownikowi lub upoważnionemu pracownikowi kontrolowanego podmiotu publicznego;

2) przechowanie w miejscu wykonywania zadań przez kontrolowany podmiot publiczny w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu.

2. Kontroler może zabrać z podmiotu kontrolowanego wyłącznie uwierzytelnione kopie, odpisy lub wyciągi z dokumentów.

§ 9. Sporządzane na żądanie kontrolerów kopie, odpisy i wyciągi z dokumentów oraz prawidłowość zestawień, danych i obliczeń niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, jak również kopie danych lub dokumentów elektronicznych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, potwierdza za zgodność kierownik kontrolowanego podmiotu publicznego.

§ 10. 1. W razie potrzeby kontroler może przeprowadzić oględziny systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych, zwane dalej „oględzinami”.

2. Z przebiegu oględzin sporządza się niezwłocznie protokół według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, podpisuje kontroler oraz kierownik podmiotu publicznego albo osoba przez niego upoważniona.

4. W przypadku odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 3, kontroler sporządza odpowiednią adnotację na piśmie, którą dołącza do akt kontroli.

5.  Przebieg i wyniki oględzin mogą być także utrwalone za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku; utrwalony obraz lub dźwięk stanowi załącznik do protokołu, o którym mowa w ust. 2.

§ 11. 1. Kontroler może żądać od pracowników kontrolowanego podmiotu publicznego udzielenia mu w terminie przez niego wyznaczonym ustnych lub pisemnych wyjaśnień. Z ustnych wyjaśnień kontroler sporządza protokół.

2. Składane na piśmie wyjaśnienia, o których mowa w ust. 1, oraz oświadczenia, o których mowa w § 13 ust. 2, powinny wskazywać osoby składające te wyjaśnienia lub oświadczenia.

3. W przypadku odmowy podpisania wyjaśnień, o których mowa w ust. 1, kontroler sporządza odpowiednią adnotację na piśmie, którą dołącza do akt kontroli.

§ 12. 1. Jeżeli w toku kontroli wymagane jest zbadanie określonych zagadnień wymagających wiadomości specjalnych, organ kontrolujący może zwrócić się do biegłego lub biegłych, właściwych ze względu na zakres i przedmiot kontroli, o wydanie opinii.

2. Biegłego powołuje w drodze postanowienia organ kontrolujący na wniosek kontrolera, określając przedmiot, zakres badań oraz termin wydania opinii.

3. Biegłym nie może być osoba, w stosunku do której istnieją okoliczności mogące wpłynąć na jej bezstronność, w szczególności gdy kontrola dotyczy zatrudniającej tę osobę jednostki albo zadania, którego ta osoba jest wykonawcą.

§ 13. 1. Kontroler sporządza notatkę służbową z innych czynności lub zdarzeń podjętych w toku kontroli, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli.

2. Każdy może złożyć kontrolerowi ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli.

3. Kontroler nie może odmówić przyjęcia i udokumentowania oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.

§ 14. 1. Z przeprowadzonej kontroli kontroler sporządza niezwłocznie, w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty protokół kontroli, o którym mowa w art. 31 ustawy, zwany dalej „protokołem”.

2. Protokół powinien zawierać następujące informacje:

1) oznaczenie podmiotu kontrolowanego, jego siedzibę, adres, imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;

2) imiona i nazwiska kontrolerów, nazwę organu kontrolującego oraz numer i datę upoważnienia do przeprowadzania kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w podmiocie kontrolowanym, ze wskazaniem dni będących przerwami w kontroli;

4) określenie przedmiotowego zakresu i okresu objętego kontrolą;

5) opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym ujawnionych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;

6) wskazanie podstaw dokonanych ustaleń;

7) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole oraz o prawie odmowy podpisania protokołu;

8) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń, o których mowa w art. 32 ust. 1 ustawy, oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolerów;

9) omówienie dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;

10) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu kierownikowi podmiotu kontrolowanego;

11) podpisy kontrolerów i kierownika podmiotu kontrolowanego oraz miejsce i datę podpisania protokołu;

12) parafy kontrolerów i kierownika podmiotu kontrolowanego na każdej stronie protokołu;

13) w przypadku odmowy podpisania protokołu — wzmiankę o tym fakcie.

3. W przypadku gdy w kontroli uczestniczyli biegli, do protokołu dołącza się ich opinie.

4. W przypadku gdy protokół zawiera informacje niejawne, protokół lub jego fragment zaopatruje się w odpowiednią klauzulę.

5. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kierownik podmiotu kontrolowanego, a drugi włącza się do akt kontroli, które następnie niezwłocznie przekazywane są organowi kontrolującemu.

§ 15. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 13 października 2005 r. (poz. 1748)

1) Minister Nauki i Informatyzacji kieruje działem administracji rządowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Nauki i Informatyzacji (Dz. U. Nr 134, poz. 1431).