ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO 1) z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów:

1)   do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;

2)   Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

3)   do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej;

4)   do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego;

5)   wójtów, burmistrzów i prezydentów miast.

§ 2. 1. Dokumenty z wyborów obejmujące dokumenty elektroniczne i dane w systemach teleinformatycznych, w tym dane w systemach teleinformatycznych Państwowej Komisji Wyborczej stanowiące materiały archiwalne w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), przekazuje się i przechowuje w sposób określony dla dokumentów z wyborów w postaci papierowej.

2. Udostępnianie dokumentów i danych, o których mowa w ust. 1, następuje przez umożliwienie zapoznania się, w sposób określony w rozporządzeniu, z odpowiadającymi tym dokumentom lub danym dokumentami w postaci papierowej.

§ 3. Dokumentów z wyborów, stanowiących dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, nie przekazuje się do archiwów państwowych i nie niszczy do czasu zakończenia tych postępowań.

§ 4. 1. Wójt, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, zwani dalej „depozytariuszami”, starosta, marszałek województwa oraz dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego i Szef Krajowego Biura Wyborczego przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z wyborów stosują spis zdawczo-odbiorczy zawierający:

1)   nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego;

2)   nazwę i adres depozytariusza, jeżeli on dokonuje czynności dotyczącej dokumentów z wyborów;

3)   datę wyborów;

4)   datę sporządzenia spisu;

5)   imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów z wyborów;

6)   dla każdej pozycji spisu:

a)   liczbę porządkową,

b)   tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów,

c)   roczną datę lub roczne daty krańcowe,

d)   liczbę teczek, a jeżeli jest to niemożliwe ze względu na sposób przechowywania — liczbę metrów bieżących,

e)   oznaczenie kategorii archiwalnej,

f)   adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów z wyborów w archiwum,

g)   adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego lub dacie zniszczenia dokumentów z wyborów.

2. Spis sporządza się oddzielnie dla dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne oraz oddzielnie dla pozostałych dokumentów z wyborów w zależności od okresów ich przechowywania.

§ 5. W sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu, dotyczących przekazywania do archiwów państwowych oraz przechowywania w nich i udostępniania dokumentów z wyborów, stosuje się przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.