ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej.

Na podstawie art. 13 ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł (Dz. U. Nr 116, poz. 1216 i z 2001 r. Nr 63, poz. 641) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:

1) wzór rejestru transakcji, której wartość przekracza 15 000 euro przeprowadzanej również w drodze więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że są ze sobą powiązane, a także transakcji, której okoliczności wskazują, że wartości majątkowe mogą pochodzić z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, bez względu na jej wartość i charakter,

2) sposób prowadzenia rejestru oraz tryb dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej, zwanemu dalej „Generalnym Inspektorem”,

3) tryb przekazywania Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach, o których mowa w pkt 1, przy wykorzystaniu elektronicznych nośników informacji.

§ 2. 1. Rejestr transakcji, o którym mowa w art. 8 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, zwanej dalej „ustawą”, jest prowadzony przez instytucje obowiązane w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy w formie papierowej lub przy użyciu elektronicznych nośników informacji.

2. Dane do rejestru transakcji, o którym mowa w ust. 1, zwanego dalej „rejestrem”, wprowadza się bezzwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji.

§ 3. 1. Rejestr w formie papierowej jest prowadzony w postaci zbroszurowanych i kolejno ponumerowanych kart transakcji, sporządzanych i wypełnianych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji.

2. Wzór karty transakcji określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3. Karty transakcji, o których mowa w ust. 1, powinny być wypełniane ręcznie lub maszynowo, w sposób staranny, czytelny i trwały, a stwierdzone błędy poprawia się przez:

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,

2) umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.

§ 4. 1. Rejestr prowadzony przy użyciu elektronicznych nośników informacji składa się z zapisów elektronicznych sporządzanych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, powinien być prowadzony w systemie informatycznym, umożliwiającym niezwłoczny odczyt lub wydruk całości lub części zapisanych danych.

3. Strukturę zapisu elektronicznego określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§ 5. 1. Instytucja obowiązana, prowadząca rejestr przy użyciu elektronicznych nośników informacji, powinna:

1) posiadać określoną na piśmie, szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia rejestru,

2) stosować system informatyczny uniemożliwiający likwidację lub zmianę raz wprowadzonych zapisów elektronicznych i gwarantujący poprawność formatu danych przekazywanych Generalnemu Inspektorowi.

2. Błędy w rejestrze są poprawiane za pomocą zapisu korygującego.

§ 6. 1. Dane z rejestru instytucje obowiązane dostarczają, z zastrzeżeniem ust. 2–5, w postaci kopii karty transakcji lub w formie zapisu na dyskietce komputerowej, w standardzie: 3,5” FAT 1,4 lub na płycie CD-ROM, w standardzie ISO 9660.

2. Dane z rejestru mogą być przekazywane również drogą teletransmisji lub przy użyciu innych niż wymienione w ust. 1 elektronicznych nośników informacji, po wcześniejszym uzgodnieniu z Generalnym Inspektorem warunków organizacyjno-technicznych tych form przekazu.

3. Instytucja obowiązana, dostarczając dane z rejestru po raz pierwszy, przekazuje równocześnie wypełniony formularz identyfikacyjny.

4. W przypadku zaistnienia błędu lub zmiany danych zawartych w formularzu, o którym mowa w ust. 3, instytucja obowiązana przesyła do Generalnego Inspektora nowy formularz identyfikacyjny.

5. Wzór formularza identyfikacyjnego stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

§ 7. 1. Dane z rejestru można przekazywać w formie kopii karty transakcji wyłącznie w przypadku, gdy dostarczane w ten sposób informacje dotyczą jednej transakcji.

2. Jeżeli kopia, o której mowa w ust. 1, została sporządzona z karty transakcji, na której w związku ze stwierdzonymi błędami naniesione zostały zgodnie z § 3 ust. 3 poprawki, to do przekazywanej Generalnemu Inspektorowi kopii karty transakcji instytucja obowiązana dołącza dodatkową kartę dotyczącą tej samej transakcji, wypełnioną prawidłowymi danymi, bez jakichkolwiek poprawek.

3. Do przekazywania danych można użyć dyskietki komputerowej, wyłącznie gdy wszystkie przekazywane dane znajdują się na jednej dyskietce.

4. W przypadku przekazywania danych drogą teletransmisji lub przy użyciu elektronicznych nośników informacji wymagane jest zachowanie struktury przekazywanych plików w formacie tekstowym lub rozszerzalnego języka znaczników (XML), z wyłączeniem zmian struktury plików dokonanych w wyniku kodowania lub zastosowania podpisu elektronicznego, o którym mowa w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 oraz z 2002 r. Nr 153, poz. 1271).

5. Wzór struktury plików w formacie tekstowym określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.

6. Wzór struktury plików w formacie rozszerzalnego języka znaczników (xml) określa załącznik nr 5 do rozporządzenia.

§ 8. 1. Kopia karty transakcji przekazywana Generalnemu Inspektorowi zawiera potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokonane przez jedną z osób, które w związku z art. 28 ustawy zostały wyznaczone do realizacji obowiązków określonych w ustawie.

1a. Dane przekazywane w formie elektronicznej są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, osoby, o której mowa w ust. 1.

2. Dane na nośniku elektronicznym są przekazywane wraz z opisem wykonanym przez osobę, o której mowa w ust. 1, na etykiecie zewnętrznej nośnika.

3. Opis, o którym mowa w ust. 2, zawiera:

1) pełną nazwę instytucji obowiązanej,

2) nazwy plików i liczby zawartych w nich rekordów,

3) imię i nazwisko oraz podpis osoby, o której mowa w ust. 1.

§ 9. 1. Dane w formie kopii kart transakcji lub przy użyciu elektronicznych nośników informacji są przekazywane do jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 3 ust. 4 ustawy, z zastrzeżeniem ust. 2, przez pracownika instytucji obowiązanej.

2. Dane, o których mowa w ust. 1, mogą być również przekazywane za pośrednictwem:

1) przedsiębiorcy posiadającego koncesję na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia, wydaną na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. Nr 114, poz. 740, z 1999 r. Nr 11, poz. 95, z 2000 r. Nr 29, poz. 357 oraz z 2001 r. Nr 4, poz. 23 i Nr 27, poz. 298),

2) państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska”,

3) podmiotu posiadającego koncesję na prowadzenie usług pocztowych, wydaną na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 1990 r. o łączności (Dz. U. z 1995 r. Nr 117, poz. 564, z 1996 r. Nr 106, poz. 496, z 1997 r. Nr 43, poz. 272, Nr 88, poz. 554, Nr 106, poz. 675, Nr 121, poz. 770 i Nr 137, poz. 926, z 1998 r. Nr 137, poz. 887 i Nr 150, poz. 984, z 1999 r. Nr 47, poz. 461, z 2000 r. Nr 62, poz. 718, Nr 73, poz. 852 i Nr 120, poz. 1268 oraz z 2001 r. Nr 67, poz. 678).

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 pkt 1, osoba dostarczająca dane potwierdza ich przekazanie w rejestrze prowadzonym w tym celu w jednostce organizacyjnej, o której mowa w art. 3 ust. 4 ustawy.

4. Dane przekazywane za pośrednictwem podmiotów, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, mogą być nadawane wyłącznie przesyłką za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 3. W tych przypadkach wymagane jest umieszczenie na przesyłce widocznego dopisku „w kancelarii nie otwierać”.

§ 10. 1. Instytucja obowiązana, która stwierdziła błędy w dostarczonej informacji, przekazuje Generalnemu Inspektorowi, w terminie siedmiu dni od dnia ich ujawnienia, skorygowane dane.

2. Dane, o których mowa w ust. 1, są dostarczane z wykorzystaniem takiego samego nośnika informacji, jakiego instytucja obowiązana użyła do przekazu korygowanej informacji.

3. Przepisy § 6 ust. 2 oraz § 8 i 9 stosuje się odpowiednio.

§ 11. 1. Generalny Inspektor może zażądać ponownego przekazania danych, w przypadku gdy stwierdzi, że otrzymana przesyłka jest uszkodzona lub dane z rejestru zostały przekazane z naruszeniem trybu ustalonego w rozporządzeniu.

2. Instytucja obowiązana, która otrzyma żądanie Generalnego Inspektora, o którym mowa w ust. 1, jest zobowiązana niezwłocznie, jednakże nie później niż w ciągu trzech dni roboczych od daty wpływu żądania, przekazać żądane informacje do jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 3 ust. 4 ustawy, z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, instytucja obowiązana przekazuje dane w oddzielnej przesyłce, z widocznym dopiskiem „przesyłka powtórna”.

4. Dopisek, o którym mowa w ust. 3, umieszcza się na etykiecie elektronicznego nośnika informacji lub na kopii karty transakcji.

§ 11a. Przepisy rozporządzenia stosuje się odpowiednio do przekazywania danych za pośrednictwem podmiotów, o których mowa w art. 11 ust. 3 ustawy.

§ 12. W okresie do dnia 30 grudnia 2003 r. przepisów rozporządzenia nie stosuje się do banków oraz oddziałów banków zagranicznych, w odniesieniu do których obowiązują przepisy uchwały nr 4/98 Komisji Nadzoru Bankowego z dnia 30 czerwca 1998 r. w sprawie trybu postępowania banków w przypadkach prania pieniędzy oraz ustalenia wysokości kwoty i warunków prowadzenia rejestru wpłat gotówkowych powyżej określonej kwoty oraz danych o osobach dokonujących wpłaty i na rzecz których wpłata została dokonana (Dz. Urz. NBP Nr 18, poz. 40).

§ 13. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 r. (poz. 1210)